Organizzazione Digitale | A lume di fare

2021-03-25 10:01:42 ​CONVENZIONI DI DENOMINAZIONE DEI FILE

Dare dei nomi a cartelle e file è facile. La parte difficile consiste nel seguire regole e mantenerle ovunque.

Ci sono almeno due aspetti da considerare:
- la scelta dei nomi legata al buon senso
- la scelta dei nomi legata ad accorgimenti tecnici

BUON SENSO
Partiamo da qui: un nome funziona quando rende chiaro il contenuto del file senza avere la necessità di aprirlo. E deve essere qualcosa di utile per riuscire a raggiungerlo attraverso la ricerca di parole chiave o altre informazioni.

Quando un dato o un’informazione è utile? Per la risposta ci aiuta Tim Ferriss:
«Le informazioni sono utili solo nella misura in cui riesci a trovarle quando ne hai bisogno».

Diciamo che chiamare tutte le fatture di un fornitore fattura.pdf - fattura(1).pdf… non è una splendida idea. Oltre a non trovare le informazioni, il rischio è quello di sovrascrivere file importanti.

Quindi, possiamo dire che i nomi devono essere univoci (e non mi riferisco solo alle versioni def1, def2, rev1…). Per farlo vediamo due delle tante soluzioni:

USO DELLE DATE
Non a caso, ma che seguano lo stesso formato AAAAMMGG oppure AAAA-MM-GG. Se pensi che sia semplice assegnare una data, ti complico subito la vita con la parte teorica sulle convenzioni: Formato della data - The ISO 8601 Date Format.

USO DI STRINGHE ORDINATE DI NUMERI (SEQUENZE)
Con i dovuti zeri davanti alle cifre più piccole (01 oppure 001).

ACCORGIMENTI TECNICI
- uniformare la scelta di maiuscole/minuscole
- evitare gli spazi a favore del segno meno - o del trattino basso _
- non usare caratteri speciali

Non è sempre necessario usare nomi estesi, vanno bene anche le sigle. L’importante è che siano sigle note, comprensibili o comunque di uso comune nel tuo lavoro.

Le regole che definisci vanno documentate in qualche modo e condivise con tutte le persone coinvolte. Non valgono solo per il computer, ma anche per Google Drive, Dropbox o in qualsiasi altra applicazione destinata a raccogliere e conservare cartelle e file.

Voi PRO preparatevi perché sabato passiamo alle vostre cartelle e ai file contenuti… Avete il desktop in ordine?

--------------------

Debora Montoli
@DeboraAV

--------------------

LO STRUMENTO DELLA SETTIMANA
Ottimo per le lezioni a distanza, ma non solo. Con Kami è più semplice mostrare qualsiasi documento, annotare, sottolineare, commentare, creare video o note vocali.

APPUNTAMENTI IN CORSO
Stai seguendo i contenti gratuiti della settimana dell'organizzazione di APOI (Associazione Professional Organizers Italia)?
Trovi tutto sulla pagina Facebook.

PROSSIMI APPUNTAMENTI
Se vuoi conoscere il mio mondo organizzato e migliorare la tua cassetta degli attrezzi digitale, manca poco alla chiusura delle iscrizioni al corso dell’Academy di Freelance Network Italia: ORGANIZZAZIONE DIGITALE Aprire / Come

2021-03-15 14:14:06 CONDIVIDERE RISORSE

Un anno fa ho raccolto alcuni argomenti utili per affrontare la difficile situazione, mai avrei pensato di doverli ripubblicare. Abbiamo già mille ostacoli in ogni area della nostra vita, cerchiamo almeno di semplificare le cose su cui abbiamo pieno controllo. Il digitale è una di queste cose e può essere gestito in modo ottimale per migliorare, almeno un pochino, il nostro modo di lavorare.

Proviamo ad aggiungere pezzi a questa lista dello scorso anno: https://t.me/alumedifare/801

ALCUNI CONSIGLI PRATICI

Uniformare il più possibile le logiche usate su tutti i dispositivi e nelle varie applicazioni (metodi di archiviazione, cartelle, nomi dei file…). La nostra mente sta già attraversando momenti complicati, almeno nel digitale riduciamo i salti che deve fare.

Andare verso le notizie con intenzionalità e in momenti specifici di tempo (senza subirle scorrendo i feed dei social in modo casuale).

Seguire i consigli di mia mamma quando dice “Chiudi l’Internet che non mi serve più”…

Organizzarsi in famiglia: condividere per me è fondamentale, ecco perché lo scorso ottobre ho raccolto 100 esperienze di 100 persone diverse per alleggerire un po’ il carico e lasciare meno spazio allo sconforto: http://tiny.cc/organizzarsi-in-famiglia

Per gli insegnanti: è sempre disponibile su YouTube la playlist di Andrea Ciraolo dedicata all’insegnamento a distanza: https://www.youtube.com/playlist?list=PLDhDfv9Kmg1R0BuYHVM\_3AZN4lla-zAps

Per i genitori: consiglio di seguire i video della psicologa Silvia Spinelli che dà tantissimi consigli molto utili e proprio oggi ha pubblicato un video sugli effetti della pandemia su bambini e ragazzi:


Una cosa che ho imparato dai suoi contenuti è quella di chiedere davvero “Come stai?”, chiederselo e chiederlo a chi vive con noi perché non è più una domanda così scontata.

--------------------

Debora Montoli
@DeboraAV

-------------------- Aprire / Come

2021-03-10 10:01:28 NON PUOI NON COMUNICARE, MA PUOI SCEGLIERE COME FARLO

Ammetto di avere un debole per la comunicazione di Basecamp. Tempo fa avevamo già visto il loro modo di pianificare il lavoro in blocchi di sei settimane, ma non sono le uniche informazioni rese pubbliche.

Questa è una guida che definisce la gestione della comunicazione interna di Basecamp e, come sempre, ci sono elementi che è importante portarci a casa.

Partiamo da quello che potrebbe essere un mantra:
«Una cattiva comunicazione crea più lavoro»

Alle aziende non manca la comunicazione, ma l’intenzione nel creare un modo di comunicare efficace.

Basecamp punta alla comunicazione asincrona nella maggior parte dei casi.
«A volte in tempo reale, quasi sempre asincrono»

L'aspettativa di una risposta immediata ha risvolti negativi.
«’Adesso’ è spesso il momento sbagliato per dire quello che ti è appena venuto in mente. È meglio lasciare che filtri attraverso il setaccio del tempo»

Per le questioni rilevanti è necessario prendersi del tempo per decidere senza avere la fretta di rispondere subito.

Più si scrive in modo completo e meno si ricorrere a riunioni o videochiamate.
«Parlare aiuta solo chi è presente, scrivere aiuta tutti»
«Cinque persone in una stanza per un'ora non è una riunione di un'ora, è una riunione di cinque ore»

Anche le chat non vanno bene per punti sostanziali: è necessario scambiarsi pensieri completi, senza alternare una frase alla volta nello stesso posto usato per mettere gif, emoji o altro.

Gli ingredienti da considerare sono due: la chiarezza e la necessità di anticipare le domande dando tutte le informazioni che inquadrano il contesto e cosa va fatto.
«Se le tue parole possono essere percepite in modi diversi, saranno comprese nel modo che fa più male»

E poi una regola di vita: andare alla fonte. Ovvero comunicare con i diretti interessati anziché passare il messaggio tramite intermediari.
«Ogni passaggio per sentito dire fa perdere qualcosa»

Il quando è un aspetto importante: scrivi al momento giusto e pensa quando premi invio.
«Potrebbe non esserci un momento perfetto, ma sicuramente c'è un momento sbagliato»

Dove comunicano?
«Il 98% della nostra comunicazione interna avviene all'interno di Basecamp»
(Basecamp o altro, il concetto è quello di avere un unico posto dedicato ai progetti e alle comunicazioni interne)

«Un unico strumento centralizzato tiene tutto insieme e crea un'unica fonte di verità per tutti all'interno dell'azienda. Non usiamo la posta elettronica internamente (lo facciamo esternamente), non usiamo strumenti di chat separati come Slack o Teams e raramente abbiamo riunioni di persona. Usiamo Zoom o Skype per la videoconferenza occasionale tra due o tre persone»

Chiudiamo con un altro mantra:
«Se vuoi una risposta, devi fare una domanda»

--------------------

Debora Montoli
@DeboraAV

-------------------- Aprire / Come

2021-03-02 10:00:41 ME TIME, MAKE TIME, MEET TIME

Graham Jenkin è attualmente CEO di CoinList. In passato COO di AngelList e, prima ancora, alla guida del reparto UX di Google che rivoluzionò l’interfaccia di Google Ads.

Si è talmente distinto per le sue qualità di manager in Google, tanto da ricevere un premio.

Perché te ne parlo? Ma ovviamente per la sua agenda, altro che premio

Ho pescato dal web questo articolo del 2010 in cui Graham ha mostrato la sua pianificazione settimanale. A prima vista potrebbe sembrare una classica agenda incasinata di un manager, ma ci sono alcuni elementi importanti da considerare.

Cosa ci portiamo a casa? La pianificazione mista che lo ha portato a gestire la sua agenda in questo modo:

Inserire come prima cosa gli obiettivi personali per evitare di finire in continui vortici creati da altre persone (ha scritto gli obiettivi anche in Evernote per non perdere di vista il suo perché).

Inserire i blocchi da “maker”: nonostante il passaggio a manager, Graham ha continuato in parte a fare il suo lavoro di prima per capire meglio le esigenze della squadra.

Nel suo caso ci sono tre aree principali:

ME TIME: tempo per sé da dedicare agli interessi extra lavorativi.

MAKE TIME: tempo trascorso come maker (attività che può svolgere da solo).

MEET TIME: tempo trascorso come manager e dedicato alle riunioni (a loro volta divise in sezioni).

“Alcuni incontri fanno perdere tempo [...] ma se vuoi ottenere qualcosa di significativo, devi farlo con un team di persone.”

La difficoltà che ha riscontrato? Proteggere il tempo... (che strano )

--------------------

Debora Montoli
@DeboraAV

--------------------

P.S.: tenere a mente le differenze tra le agende, in termini di pianificazione, è fondamentale. Un manager è più abituato ad avere in agenda diversi blocchi di tempo brevi per riunioni 1:1, riunioni della squadra, punti della situazione, verifiche varie... Un professionista inteso come “maker” (chi crea, chi programma, chi scrive, chi progetta, chi disegna, chi fotografa...) di solito ha la necessità di avere dei blocchi di tempo ininterrotti molto più lunghi da dedicare a un progetto o al suo lavoro, deve entrare nel flusso e ci vuole più tempo.

Non si possono gestire queste differenze con lo stesso approccio organizzativo, soprattutto in termini di riunioni o interruzioni che possono danneggiare il lavoro di un “maker”.

E questa differenza va considerata anche quando si sceglie un metodo di lavoro. Con una persona creativa che, quando è “dentro” la sua opera, non vuole saperne di smettere, il timer della tecnica del Pomodoro farà una brutta fine... Al contrario, con uno studente che si distrae ogni cinque minuti usare dei limiti di tempo predefiniti può essere di aiuto. Aprire / Come

2021-02-27 16:51:38 - Posso parlarne?
- Non ancora.
- Posso parlarne?
- Non ancora.

Ma finalmente è arrivato il momento giusto per festeggiare la super novità della persona che si è sempre collocata nel mio personalissimo album delle figurine degli esempi da seguire. Sto parlando di Bernardo Mannelli e del suo libro uscito ieri: Software e tool per il business, edito da Maggioli Editore.

"L’obiettivo finale è quello di aiutare a rispondere alle necessità aziendali in tempi brevi e con gli strumenti giusti."

Mancava un libro del genere e si tratta di una vera guida: ti fa venire voglia di mettere subito in pratica ciò che leggi.

Come dice Alessandro Sordi nel post che ho letto su Facebook: “È un libro per chi fa le cose e non per chi parla e basta. Un libro per gli artigiani del digitale".

All’interno trovi anche i contributi di:
- Alessandra Ortenzi
- Francesco Agostinis
- Matteo Pogliani
- Flavius Florin Harabor
- E una certa Debora pseudo-organizzata

Dove si trova questo libro? Ecco il link. Aprire / Come

2021-02-22 10:01:09 COME GESTIRE LE FONTI

Siamo sempre nel prima e, leggendo diverse esperienze di persone note e meno note, le modalità usate per gestire questa fase sono infinite, ma la cosa che emerge è una: la ricerca della semplicità. Conoscendo le alternative e rispettando la propria indole, il flusso deve ridurre il più possibile gli ostacoli tra la voglia di fermare qualcosa e l’effettivo inserimento.

Ecco alcune soluzioni:

Aggregatori come Pocket o Instapaper
Molto veloci per salvare link di ogni tipo da rivedere in ogni momento riuscendo a evidenziare e a commentare le parti più importanti. Gli svantaggi: non tutti gli aggregatori accettano formati diversi oltre ai link ed è facile diventare accumulatori sfrenati.

Aggregatori come Feedly
Qui si organizzano le fonti, ovvero i blog, i siti web o le piattaforme di informazione gestendo il tutto in sezioni ordinate. Il vantaggio è quello di andare verso l’intenzionalità senza subire le notizie e visualizzando solo fonti già selezionate. Tra gli svantaggi c’è comunque il rischio di perderci tanto tempo.

Vie di mezzo come Raindrop.io
Un mix tra Pocket e la sezione preferiti del browser. Utile per salvare i link organizzandoli in collezioni e aggiungendo dei tag. Permette di importare i segnalibri attuali e, oltre ai link, si possono caricare le immagini o i PDF dal proprio computer. Se ci fosse la possibilità di aggiungere i propri pensieri alle collezioni sarebbe perfetto (anche se l’interfaccia attuale non mi convince del tutto).

Bacheche libere come Milanote
Questa soluzione è perfetta per le persone creative. Il difficile, ma anche il bello, è l’assoluta libertà di gestire le proprie idee. Tramite il web clipper (l’estensione del browser) si inserisce ogni tipo di contenuto, dalle immagini alle frasi evidenziate. Gli elementi salvati finiscono nella bacheca selezionata per poi essere gestiti, organizzati e messi in connessione con altri elementi di ogni tipo (dalle liste ai commenti). Lo svantaggio è quello di perdere tanto tempo nell’organizzazione.

Nota sui web clipper: Notion, Evernote, Notejoy… e tantissimi altri strumenti permettono di ridurre l’inserimento e la raccolta di elementi all’interno del tool stesso attraverso l’estensione del browser (e spesso aggiungendo la stessa funzionalità al tasto destro del mouse).

--------------------

Debora Montoli
@DeboraAV

-------------------- Aprire / Come

2021-02-15 10:00:34 GESTISCI LE IDEE SEGUENDO LA TUA INDOLE

Possiamo dire che quello che facciamo rientra in tre macrocategorie:

Il prima: la gestione degli elementi che ci portano verso lo svolgimento di azioni definite.

Il durante: l’azione concreta, l’attività da fare, l’elemento della lista da completare.

Il dopo: tutto ciò che riguarda la revisione di quanto portato a termine, le eventuali modifiche e la gestione di un archivio o storico.

Oggi ci concentriamo sul primo punto e vediamo alcune soluzioni su come organizzare la prima parte del lavoro.

La gestione del prima racchiude due sottocategorie principali:

La raccolta delle idee: fermare ogni spunto che ci viene in mente.

La lavorazione delle idee: prendere uno spunto e renderlo concreto.

Queste due aree collaboreranno garantendo il passaggio di uno spunto dalla raccolta al piano di lavoro e, da un punto di vista degli strumenti da usare, le soluzioni sono tantissime. L’importante è scegliere e definire quello che è il proprio sistema senza cambiare in continuazione.

Puoi gestire questi due momenti in un unico tool oppure in due strumenti diversi. O anche aiutarti con mezzi cartacei per poi passare al digitale. L’importante è che la logica ti sia chiara e familiare, come quando indossi un vestito che ti fa sentire bene.

Anche se decidi di usare un unico strumento, mantieni la divisione di questi due momenti (raccolta e lavorazione) attraverso l’uso e la gestione di cartelle/tag/etichette/taccuini/parole chiave, a seconda delle impostazioni del tool. In altre parole, creando due aree distinte che poi porteranno a ulteriori ramificazioni.

Usa gli elementi complementari a supporto dello strumento scelto, come estensioni, applicazioni per il telefono, web clipper, integrazioni. Qualsiasi cosa che riduca le barriere tra lo spunto che vuoi memorizzare e il suo inserimento nel tool.

La scelta degli strumenti è strettamente legata alla tua indole:

Creativa: uno strumento visivo, in stile lavagna. Le immagini sono le protagoniste.

Minimalista: uno strumento essenziale, senza tanti fronzoli, con una struttura prettamente testuale a elenchi, tabelle o database. Qui il testo è la star.

Nerd: uno strumento che usa uno stile molto vicino alla programmazione. Il codice vince su tutto.

Innovatrice: che combina vecchi e nuovi approcci come l’uso di note e quello che viene definito centro/base di conoscenza (knowledge base).

Nei prossimi post citeremo alcuni strumenti che appartengono a queste sezioni. Intanto, ho condiviso con i PRO i primi approcci per creare il proprio sistema organizzato.

--------------------

Debora Montoli
@DeboraAV

--------------------

P.S.: Marta Pellizzi sta subendo una grande ingiustizia ed è possibile darle una mano firmando questa petizione. Aprire / Come

2021-02-08 10:01:31 ​FAI COLLABORARE PROGETTI ED ETICHETTE

Organizza le cose da fare con la stessa logica di un sito di ricette. La struttura base di un blog dedicato al cibo prevede di dividere i piatti in categorie come PRIMI, SECONDI o DOLCI.

Ma non solo, ci sono anche una serie di parole (tag, parole chiave o etichette) che riescono a collegare le ricette fregandosene della categoria di appartenenza.

Nell’email di sabato ho fatto un esempio partendo dal termine FRAGOLA che raggruppa piatti di categorie diverse.

Con una soluzione del genere si crea una struttura incrociata tra righe verticali e orizzontali riuscendo a mettere in connessione cose diverse, ma con caratteristiche simili (il risotto alle fragole come primo con la panna cotta alle fragole come dolce).

Questa logica può aiutarti a organizzare meglio le cose da fare:
Un’attività può rientrare in un progetto (come se fosse una categoria PRIMI, SECONDI o DOLCI)
La stessa attività può essere collegata ad altre attività (attraverso parole chiave o etichette indipendenti)

Far rientrare un compito in un progetto è abbastanza semplice perché di solito prima nasce il progetto e poi si scende nel dettaglio. La parte un po' più complicata riguarda la creazione di una logica adatta a semplificare e a snellire la gestione e il flusso delle cose da portare a termine.

Ogni programma dedicato ai progetti o alle liste ha le sue modalità di gestione delle etichette, ma per definire cosa ti serve puoi iniziare dalla carta.

Prendi un foglio e scrivi un elenco di attività che devi fare (i singoli compiti) e da qui stabilisci dei criteri che siano indipendenti dai progetti. Ti riporto un’immagine molto semplice e i criteri possono essere legati:

- all’intensità richiesta (compito veloce, da un’ora, molto difficile…)
- ai mezzi (devi essere al computer, serve il telefono, devi andare in presenza…)
- allo stato di lavorazione (idea, in svolgimento, urgente, in attesa…)
- all’area (sviluppo, marketing, commerciale, amministrazione…)

Perché queste istruzioni? Perché ti serviranno per gestire meglio la tua agenda ed è un ottimo modo per impostare la tecnica del batching che riunisce attività simili lavorando molto bene con la gestione a blocchi.

Qui trovi un articolo sulle agende e su come usarle al meglio.

Qui puoi accedere ai contenuti approfonditi che porteranno la tua organizzazione digitale al livello PRO.

--------------------

Debora Montoli
@DeboraAV

-------------------- Aprire / Come