Organizzazione Digitale | A lume di fare

2021-05-13 17:21:24 HOT, WARM OR COLD?

Domani si preannuncia una giornata molto calda e benvenuta e benvenuto nel canale delle previsioni del temp... ah no!

Anche se non sembra, parliamo di organizzazione e, per aiutarti a dare un ordine ai file digitali o agli oggetti che usi per lavoro, ricorri al filtro HOT, WARM e COLD.

HOT, tutto ciò che:
- usi spesso
- vuoi mantenere visibile
- vuoi raggiungere in pochi clic

WARM, tutto ciò che:
- può essere riposto in cassetti più distanti o su dei ripiani
- può essere parcheggiato per lasciare più spazio alla categoria HOT
- può essere usato come riferimento quando ci si concentra sulla categoria HOT

COLD, tutto ciò che:
- è concluso
- è necessario conservare
- è collegato alle altre sezioni, ma meno richiesto

L’ordine di frequenza di utilizzo può essere usato sia per lo spazio fisico sia per lo spazio digitale.

Per le cartelle del computer, del cloud, dei programmi che usi, dei segnalibri: usa la stessa logica e parti dalla definizione dell’elemento che usi con più frequenza per poi scendere verso l’elemento meno richiesto.

Esempio: la cartella dei progetti in corso sarà più usata della cartella risorse o di quella dell’archivio e dovresti fare in modo che queste aree non si mischino. Usa la stessa attenzione nel separare il vecchio e il nuovo oppure quello che è in corso da quello che è concluso.

#ildragodice: per mantenere in alto delle cartelle o dei file specifici, usa i caratteri speciali davanti al nome. In questo modo puoi variare l’ordine mettendo in rilievo il progetto più importante in un dato momento. Quando hai finito, togli il carattere speciale e usalo per un altro progetto.

File e cartelle, come anche gli oggetti, non hanno le radici e la struttura può (e deve) essere flessibile. L’importante è che venga mantenuta e rispettata la stessa logica ovunque.

Se chiudi gli occhi, la tua mente deve essere in grado di mappare i tuoi “cassetti” (fisici e digitali) e, se dentro questi cassetti mischi ogni tipo di informazione, diventa sempre più difficile orientarsi.

#ildragodice: fai le pulizie anche online. Nelle nostre case ci sono dei mestieri da fare ogni giorno, ogni settimana o ogni mese, e il digitale non è diverso da uno spazio fisico: è necessario fare i mestieri ovunque.

#lapilloladellasettimana: se vuoi vedere quanta spazzatura hai nella tua casella di posta elettronica, prova per curiosità, senza ricorrere a strumenti esterni, a digitare la parola unsubscribe nella barra della ricerca. Molto probabilmente scoprirai newsletter o servizi che nemmeno conosci.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: sabato con gli ULTRA PRO andiamo dritti verso la produttività. E sarà anche la settimana di Trello e delle riunioni https://pro.alumedifare.it/

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E nel frattempo, fatti questa domanda: «La struttura attuale delle cartelle e dei file è ancora rilevante e funzionale?».

Anzi, rispondiamo insieme: Aprire / Come

2021-05-04 09:00:49 PERCHÉ DOBBIAMO PORTARE LE IDEE FUORI DALLA NOSTRA MENTE

In questo canale abbiamo dedicato ampio spazio alle note, agli appunti, al processo di scrittura a mano, ai diari, al fermare le idee e le cose da fare.

Ma perché è così importante liberare la mente e scrivere?

Che si tratti di digitale o carta e penna non importa, l'azione di scrivere è utile per:

- trattare meglio la mente evitando che si trasformi in un magazzino

- ricordare le cose alle quali pensiamo

Ma c'è un altro fattore molto importante da considerare e che riguarda soprattutto le idee.

Prima di dirti cosa, vorrei richiamare dei comportamenti diffusi:

- siamo più portati a dare consigli alle altre persone, ma facciamo fatica a fare la stessa cosa con noi stessi

- tendiamo a giudicare con più facilità i fatti esterni piuttosto che i nostri interni

- riusciamo a valutare meglio una situazione se abbiamo sia il quadro generale sia i dettagli

- ci sentiamo meglio anche solo parlando di un problema, quando lo portiamo fuori da noi

- possiamo vivere davvero un'emozione quando siamo liberi di esprimerci (risata, pianto...)

Che cosa c'entra tutto questo con le idee o gli appunti?

I punti visti sopra indicano che siamo campioni mondiali con l'esterno e dei principianti con l'interno

Quindi, perché non usare questa caratteristica nel nostro lavoro?

Un'idea (o qualsiasi altra cosa) che non prende forma non può essere studiata, analizzata, apprezzata, criticata, trasformata o anche solo cestinata.

Per farlo, ci servono gli strumenti giusti, qualcosa che ci mostri le idee che raccogliamo. Che ci permetta di fare connessioni migliori. Che ci aiuti a osservare quello che abbiamo portato fuori dalla nostra mente.

Se ti piace l'argomento, ne parleremo oggi alle 18.30 in questo incontro gratuito: Da collezionista a creatore nel mondo digitale, organizzato da Activators, la community dell’innovazione di Pavia (è richiesta la registrazione).

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Debora Montoli
@DeboraAV

---------------- Aprire / Come

2021-04-30 19:02:00 P.S.: eccoci arrivati alla fine mese. Qui trovi il primo approfondimento su come organizzare il lavoro con Trello e ho scelto di renderlo pubblico per far vedere di cosa si tratta. In fondo alla pagina ci sono i dettagli su come ricevere le puntate successive. La prossima settimana sarà la volta di Todoist e i piani pensati sono questi:
- Kanban PRO
- Lista PRO
- Ultra PRO Aprire / Come

2021-04-30 19:02:00 ​DI FISICA, DI WIKI E DI PERDITA DI TEMPO

Con il concetto A Lume di Fare mi piace l'idea di distribuire scatole di fiammiferi, non per provocare incendi ma per darti quella piccola ispirazione che ti può aiutare nel lavoro.

E per farlo, voglio condividere con te quello che ispira le mie giornate. Questa settimana partiamo da Henry Reich, autore dei video che trovi sul canale YouTube minutephysics, la fisica spiegata (e disegnata) in pochi minuti.

Se ti piacciono i video di questo tipo, qui ha raccolto l'attrezzatura che usa per realizzarli.

E qui ha creato una pagina che spiega tutto e che gli permette di risparmiare molto tempo (è seguito da tantissime persone e riceve messaggi di ogni tipo). Te ne parlo perché questa potrebbe essere una soluzione utile da adattare ad altre esigenze, una raccolta delle risposte alle domande più frequenti che riguardano il proprio lavoro, i canali di comunicazione usati o le abitudini seguite per rispondere alle richieste.

Dall'esempio di Henry Reich andiamo verso Randall Munroe, programmatore, fumettista e scrittore che, nel 2005, ha dato vita al webcomic xkcd (qui il sito web o il profilo Instagram).

«Un webcomic sul romanticismo, sul sarcasmo, sulla matematica e sul linguaggio»

Con le sue vignette, ha contribuito alla realizzazione di alcuni video di Henry Reich. È anche autore del libro How To: Absurd Scientific Advice for Common Real-World Problems, un viaggio divertente attraverso alcuni modi bizzarri di vedere il mondo da una diversa prospettiva.

Con i suoi disegni descrive molto bene certi meccanismi tipici dell'online e conoscerli può aiutare a non cascarci, a non perdere tempo e a non lasciare che inquinino il nostro lavoro.

Ti riporto la vignetta Duty Calls che fa riferimento all'acronimo SIWOTI:

Someone Is Wrong On The Internet

Molte persone, proprio come un dovere, sentono il bisogno irrefrenabile di correggere chiunque su Internet e spesso si ritrovano completamente perse in discussioni su argomenti banali o insignificanti.

"Questo è importante" - riportato nella vignetta - mostra un eccessivo investimento di tempo in qualsiasi argomento (senza specificare cosa).

"Qualcuno ha torto" fa riferimento alla voglia di correggere invece di fermarsi a riflettere sulla possibilità di imparare anche da chi non è d'accordo con noi (in questo caso non parliamo dell'intenzione di correggere per aiutare una persona che sta sbagliando, ma solo della necessità di trovare errori a ogni costo).

Quando ti sembra di non avere tempo, prova a pensare se ti è capitato di finire in un circolo vizioso di questo tipo. Tempo perso in discussioni futili.

Questa vignetta ha anche un'altra prospettiva che si collega alla Legge di Cunningham definita da Steven McGeady:

«Il modo migliore per ottenere la risposta giusta su Internet non è fare una domanda, ma pubblicare la risposta sbagliata» perché il dovere chiama... e arriverà qualcuno a correggere.

Per curiosità, Ward Cunningham è il papà del concetto di wiki e a metà degli anni '90 ha fondato il Portland Pattern Repository, il progetto di documentazione per cui fu usato il primo software wiki mai esistito, Wiki Base. La sezione venne chiamata WikiWikiWeb:

«Il WikiWikiWeb si è diffuso immediatamente anche al di fuori della comunità dei programmatori, contribuendo alla formazione di una vera e propria comunità interessata allo sviluppo della tecnologia wiki ed al suo impiego nei più disparati ambiti. Cunningham ha dichiarato di aver scelto il nome “Wiki” ricordandosi quando, durante il viaggio di nozze alle Hawaii nel 1982, assieme alla moglie per spostarsi tra i vari terminal dell’aeroporto di Honolulu prese la navetta Chance RT-52, un veloce mezzo di collegamento anche chiamato dalla comunità locale wiki wiki bus.»

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Debora Montoli
@DeboraAV

---------------- Aprire / Come

2021-04-23 09:00:53 LA SOFFITTA DI SHERLOCK HOLMES

«Secondo me, il cervello di un uomo, in origine, è come una soffitta vuota: la si deve riempire con mobilio di nostra scelta. [...] Lo studioso accorto seleziona accuratamente ciò che immagazzina nella soffitta del suo cervello.» (dal libro Sherlock Holmes. Tutti i romanzi e tutti i racconti, di Arthur Conan Doyle)

Per Holmes, il cervello è una stanza in cui puoi riporre gli oggetti. Stanza che è costituita da due componenti: contenuto e struttura.

I contenuti sono le esperienze, le conoscenze e le informazioni. Tutto ciò che può essere memorizzato e che viene raggruppato in pacchetti.

La struttura è il modo in cui il cervello immagazzina i pacchetti, dove li mette, come li etichetta e come ci aiuta a ritrovarli.

La soffitta è dinamica, cambia costantemente man mano che arrivano nuovi pacchetti e altri vengono scartati.

Quando c'è un nuovo caso da risolvere, Holmes raccoglie più dettagli possibili e li confronta con i pacchetti già esistenti.

Prende le nuove informazioni, le unisce a quelle vecchie e crea combinazioni e connessioni all'apparenza non correlate.

Che cosa c'entra con l'organizzazione?

SELEZIONARE

«Ora che mi ha insegnato queste cose, farò del mio meglio per dimenticarle.»

Nella soffitta dedicata al nostro lavoro non c'è spazio per tutto e, soprattutto nel digitale, è così facile conservare informazioni da diventare un vero problema.

La carta, invece, crea in partenza alcuni problemi e ostacoli legati allo spazio, alla lentezza, al trasporto o all'impossibilità di conservare tutto. Aspetti all'apparenza negativi, ma molto importanti per allenare la nostra capacità selettiva.

La verità è che con il digitale non sappiamo più selezionare, ma dobbiamo sforzarci di prendere la "lentezza" della carta e di portarla online.

ALLONTANARSI

Quando non trovi una soluzione o la concentrazione, avrai già letto che uno dei consigli migliori è quello di staccarsi dal problema e di fare una pausa.

Significa dare alla mente/soffitta lo spazio di cui ha bisogno. La distanza, fisica o mentale, migliora il pensiero e porta a una maggiore creatività.

Le distanze di Holmes sono rappresentate dalla pipa, dalla musica o dal violino.

OSSERVARE IL QUADRO GENERALE

Per ottenere un quadro completo, Holmes ricorre a tutti i sensi. Annusa, tocca e usa la lente d'ingrandimento per ottenere un'immagine che sia il più possibile completa.

«Quando Holmes e Watson esaminano un bastone da passeggio, Watson si tuffa direttamente sull'oggetto senza riflettere. Descrive il bastone seguendo degli stereotipi emotivi ed è già intrappolato nei suoi pregiudizi.
Holmes, invece, prende in considerazione l'intero ambiente. Non esamina direttamente il bastone, ma si ferma, guarda dove è stato lasciato e si concentra sulla situazione in generale.»

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: se vuoi saperne di più sul funzionamento della mente e, in particolare, sul processo mentale di Holmes, ti consiglio il libro Mastermind: Pensare come Sherlock Holmes, di Maria Konnikova. Aprire / Come

2021-04-15 09:00:45 ​CHE COSA C’ENTRA IL FUNNEL CON L’ORGANIZZAZIONE?

Oggi parliamo di funnel... no, non per il marketing, ma per organizzare il tuo lavoro.

Senza entrare nei dettagli, per funnel (o imbuto) si intende il percorso che guida i clienti nell’acquisto di prodotti o servizi. Questo percorso è diviso per fasi e, proprio come un imbuto, parte grande (per rivolgersi a tante persone) e finisce stretto (per selezionare chi diventerà davvero cliente).

Che cosa c’entra con l’organizzazione?

Quando dai una struttura a qualcosa e non sai da quale punto di vista partire - che si tratti di un progetto, di una gerarchia di cartelle o della definizione di procedure operative standard - parti dall’elemento più ampio e poi vai a definire il più piccolo dei dettagli.

Ecco un esempio:

Le applicazioni che rientrano nella categoria della gestione dei progetti (project management tool) presentano - nella maggior parte dei casi - elementi ampi (spazio di lavoro) fino ad arrivare agli elementi più dettagliati (la specifica attività da portare a termine o anche la lista di controllo/checklist che fa parte di un’attività).

In fase di progettazione, potresti avere qualche difficoltà nel capire come impostare questi elementi e, per darti un suggerimento, la parte più ampia dovrebbe corrispondere alla prima logica che ti viene in mente pensando al tuo lavoro.

Se ragioni per aree di un team, crea gli elementi ampi dividendoli per marketing, amministrazione, design...

Se ragioni per progetti specifici e molto diversi tra loro, crea gli elementi ampi per tipo di progetto.

Se ragioni per clienti, crea gli elementi ampi per cliente. E, in presenza di tantissimi clienti, pensa a come potrebbero essere raggruppati (imposta quindi gli elementi ampi per importanza, per regione, per durata...).

Questo vale per i progetti, ma non solo, anche per la struttura delle cartelle o per i nomi da dare ai file partendo da termini più ampi seguiti da termini più specifici.

Stessa cose per le procedure, prima la descrizione ampia e man mano che scrivi una procedura passi ai dettagli di ogni fase.

Ogni volta che devi dare una struttura a qualcosa, pensa all’imbuto. Parti dalla logica più ampia e scendi verso il dettaglio più piccolo.

P.S.: sabato, insieme ai PRO, sarà con noi Salvador Dalì...

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Debora Montoli
@DeboraAV

---------------- Aprire / Come

2021-04-09 18:44:25 SCEGLI COSA METTERE NELLA TUA CASSETTA DEGLI ATTREZZI DIGITALI

La scorsa settimana ci siamo focalizzati sull'importanza di gestire la conoscenza personale, per isolare e proteggere il buono dall'eccessivo rumore.

Nella nostra cassetta, il rumore non ci deve essere. Anche per il digitale, dovremmo tirar fuori la Marie Kondo che c'è in ognuno di noi e decidere di eliminare tutti quegli strumenti accumulati nel corso del tempo e che manteniamo solo per abitudini ormai consolidate. Il fine è quello di lasciare solo ciò che davvero fa da supporto alle nostre giornate.

Significa diventare più selettivi e, per farlo, è necessario sapere da dove si parte.

Mappa la tua situazione attuale degli strumenti che usi per ogni fase del lavoro (prima, durante e dopo).

Elenca quello che puoi fare per ridurre il più possibile le barriere d'ingresso (il tuo modo di collegare la parte umana fatta di pensieri, idee, azioni, richieste, scadenze, attività... con il digitale).

Quando hai di fronte uno strumento, chiediti che cosa ti aspetti di ottenere attraverso le sue funzioni. Di che cosa hai bisogno?

Se ne hai la possibilità, diversifica gli strumenti tra i vari dispositivi.

Voglio approfondire l'ultimo punto perché non è sempre utile replicare ogni applicazione o tool su tutti i computer, tablet o smartphone usati: va bene essere super sincronizzati, ma solo in presenza di una reale necessità, altrimenti il rischio è quello di amplificare il rumore senza motivo.

Per svolgere specifiche attività senza distrazioni, organizza - ad esempio il tablet - con solo l'essenziale per svolgere compiti più impegnativi o che richiedono più concentrazione (senza email, senza notifiche e senza social che rimarranno altrove). Ricrea il tuo micro ambiente protetto almeno su un dispositivo.

Per gestire la conoscenza personale, abbiamo visto alcuni strumenti che stanno andando in una certa direzione. Non rappresentano di certo l'unica possibilità e oggi ti presento altri due approcci diversi, ma a mio modo di vedere utili da conoscere per migliorare la propria selezione:

- Per un'indole creativa: Walling, uno spazio di lavoro visivo per organizzare idee e ogni tipo di elemento.

- Per chi ama un approccio a schede annidate: Supernotes, perfetto per liberare i pensieri.

Domani, con i PRO, parleremo di organizzare... le decisioni. E nelle prossime puntate capiremo come collegare il processo di scrittura a mano con il digitale.

Ma c'è una novità: la partecipazione dei PRO mi ha permesso di focalizzarmi su due progetti paralleli legati all'invio di newsletter. Si tratta di due percorsi verticali sul mio punto di vista nell'uso di Trello e di Todoist. Partiranno a fine mese con la possibilità di seguire tutto o solo uno dei percorsi specifici e puoi registrarti alla lista per ricevere gli aggiornamenti (o puoi aspettare le novità qui nel canale).

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-04-02 18:28:33 ORGANIZZARE LA CONOSCENZA PERSONALE

L'eccesso di informazioni sta facendo evolvere - piuttosto in fretta - anche applicazioni e strumenti. Si sente sempre più spesso la necessità di dare un ordine all'accumulo di elementi di nostro interesse come note, appunti, immagini o idee.

E per questa esigenza, vediamo di delineare la parte di strumenti che fa riferimento a un'indole innovatrice che cerca di gestire la conoscenza personale (PKM - Personal Knowledge Management), proprio come viene definita da Wikipedia:
«Un processo di raccolta delle informazioni che una persona utilizza per raccogliere, classificare, archiviare, cercare, recuperare e condividere la conoscenza».

L'organizzazione riguarda anche - e soprattutto - la nostra mente e non è più sostenibile una situazione che prevede di avere elementi salvati in Facebook, in LinkedIn, via email, nei preferiti del browser, nelle note del telefono, nel Kindle. Per non parlare delle note a margine di un libro o degli appunti sparsi tra blocchi e quaderni.

Tutto questo fa parte della fase di raccolta che abbiamo visto qui, insieme ad alcune possibilità per gestire le fonti.

Tra le applicazioni più innovative troviamo: Obsidian, Roam Research, RemNote.

Sono tool diversi dai quali siamo abituati e prima di usarli è importante capire cosa offrono, ma soprattutto perché stanno andando in una certa direzione.

A cosa puntano? Vediamo alcuni vantaggi:

- cambio di logica (come incasellare appunti o idee)
- collegamenti bidirezionali
- passaggio dal concetto di gerarchia (dall'alto in basso) a quello di rete (orientamento libero)
- nessun punto di arrivo, ma una continua evoluzione
- focus sulle connessioni
- memoria a lungo termine

«I buoni strumenti non aggiungono funzionalità o più opzioni a ciò che già abbiamo, ma aiutano a ridurre le distrazioni che intaccano il lavoro principale».
dal libro How to Take Smart Notes, di Sonke Ahrens

Se vuoi approfondire la logica, la gestione della conoscenza personale deriva da due concetti:

PIM: Personal Information Management (come ottieni, conservi e gestisci le informazioni per aiutarti a portare a termine le attività).

KM: Knowledge Management (come si gestisce e si condivide la conoscenza all'interno di un'organizzazione). La gestione della conoscenza è una disciplina vera e propria, diffusa in tutto il mondo grazie a studiosi come Ikujiro Nonaka.

Mettendo insieme i due aspetti, si può dire che la gestione della conoscenza personale mette in evidenza creazione, condivisione e connessione (chiudiamo il cerchio per dire che sono proprio le connessioni a stimolare l'atto della creazione delle idee). Capito questo concetto, è possibile iniziare a sperimentare uno dei tanti strumenti disponibili.

E domani con i PRO faremo giardinaggio...

Ah, con Sandro Ghini è sempre bello sperimentare felici scoperte e, per chi usa Clubhouse, ecco il test di uno strumento - www.clubdeck.app - che consente di usarlo anche da desktop. Aprire / Come