Organizzazione Digitale | A lume di fare

2021-07-09 19:09:06 LE DOMANDE DI SETH GODIN

Fine settimana, tempo di revisioni.

Ecco le domande che ci si dovrebbe porre secondo Seth Godin e che aiutano a definire meglio
progetti, attività e liste di cose da fare. Soprattutto per mantenere la rotta senza perdersi.

1) Qual è la parte difficile del tuo lavoro che, se migliorasse, porterebbe un impatto maggiore su ciò che vuoi ottenere?

2) Come stai trascorrendo il tuo tempo? Quanto è sotto il tuo controllo e quanto dedichi alla parte difficile?

3) Quali sono le competenze che non possiedi e che, se acquisite, renderebbero il tuo lavoro più efficace?

4) Quali sono le cose che eviti di fare?

5) Ne vale la pena? Le risposte date alle domande precedenti sono in linea con il risultato da ottenere?

La soluzione non è mai una cosa sola, un metodo o uno strumento, ma corrisponde a un sistema o a un flusso di lavoro complessivo.

Tutto questo per evitare una falsa pista seguita da molte persone e che prevede di fare bene le cose sbagliate.

E questo ce lo spiega bene Peter Drucker con la distinzione tra fare le cose bene e fare le cose giuste. È il modo in cui le parti di un sistema interagiscono, non come vengono gestite in modo indipendente, che effettivamente migliora le prestazioni.

«Se vuoi costruire una barca, non radunare uomini per tagliare legna, dividere i compiti e impartire ordini, ma insegna loro la nostalgia per il mare vasto e infinito.»
(Antoine de Saint-Exupéry)

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Ho il piacere di condividere una bellissima novità: nasce l'Associazione Italiana
Nomadi Digitali.

Per saperne di più, ci sarà una Conferenza Live: martedì 13 Luglio, ore 18:30

Qui trovi tutte le informazioni e anche il rapporto sul nomadismo digitale in Italia: https://nomadidigitali.aweb.page/Conferenza-Associazione Aprire / Come

2021-07-02 09:01:05 PERCHÉ IL TIME BLOCKING È COSÌ IMPORTANTE

Per time blocking si intende la creazione di specifici blocchi di tempo da riservare ad ogni attività. Invece di completare le cose da fare ogni volta che si hanno degli spazi a disposizione, si pianifica in anticipo il tempo sul calendario creando dei veri e propri blocchi con un inizio e una fine.

I vantaggi principali sono quattro:

riuscire a costruire la giornata attorno alle priorità;

riuscire con più facilità a dire di no alle non priorità avendo già tutto programmato in anticipo;

riuscire a fare stime reali dell'impegno richiesto dalle varie attività;

riuscire ad avere tutte le cose da fare in un unico posto.

Un esempio: invece di accettare gli inviti alle riunioni ogni volta che le persone li inviano, è possibile bloccare tutti i lunedì, mercoledì e venerdì per lavorare alle attività e lasciare i martedì e i giovedì aperti per pianificare le riunioni.

Il passaggio successivo prevede di suddividere le grandi sezioni di lunedì, mercoledì e venerdì in attività specifiche sulla base delle priorità, delle caratteristiche delle cose da fare e della propria energia.

Uno dei problemi principali dei calendari di molte persone è quello di servire solo per segnare le interruzioni. Proprio come scrive Eric Barker, l'autore di Barking Up the Wrong Tree:

«Molti di noi usano i calendari in modo sbagliato: non programmano il lavoro, ma solo le interruzioni. Le riunioni vengono programmate. Le telefonate vengono programmate. Gli appuntamenti dei dottori vengono programmati. Sai cosa spesso non viene programmato? Il lavoro reale. Tutte le altre cose sono distrazioni e spesso sono il lavoro di altre persone ma sono le prime cose che vengono segnate.»

Se non metti il lavoro nel calendario rischi che vada in secondo piano rispetto a tutto il resto.

Il time blocking ti difende dal lavoro superficiale. Quando raggruppi e inserisci in un blocco di tempo il lavoro meno importante, stai fissando dei limiti chiari. Sarai in grado di gestire meglio anche questa parte di attività e riuscirai a proteggere il resto della giornata riservandola a lavori di maggiore impatto. Riuscirai anche a riunire in blocchi specifici le attività secondarie, mantenendole separate dal resto.

Sembra semplice, ma purtroppo il problema principale che vedo è questo: molte persone organizzano la settimana a blocchi, senza poi rispettare quanto pianificato. Non guardano più l'agenda.

Questo meccanismo crea almeno due problemi:
- non riuscire a portare a termine quanto preventivato
- generare un circolo vizioso che scoraggia le pianificazioni successive rendendole inefficaci

Guarda l'esempio di Graham Jenkin che abbiamo visto qui:
https://t.me/alumedifare/927

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Con Andrea Ciraolo abbiamo visto come gestire progetti e idee con Walling:



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Fino a sabato è aperto il sondaggio per votare il canale Telegram preferito della sezione Divulgazione Tecnologica. Trovi A Lume di Fare e tanti altri nomi molto interessanti da seguire. Per votare basta cliccare su uno dei canali presenti:
https://t.me/Migliori_Canali_Telegram/145

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2021-06-25 09:00:40 3 FUNZIONI DI GOOGLE CHROME

Oggi proviamo a semplificarci la vita con queste tre funzioni di Google Chrome:

Come creare velocemente un file di Google Documenti.

Come aggiungere tutte le schede aperte in un'unica cartella dei preferiti.

Come isolare due o più schede togliendole da una finestra per aprirle in un'altra.

BONUS: aprendo questo link nel browser:
chrome://extensions/shortcuts
appare l'elenco delle estensioni installate ed è possibile associare a ogni nome un'abbreviazione da tastiera specifica. In questo modo sarà più semplice attivare un'estensione attraverso la combinazione dei tasti impostata.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Domani con i PRO parleremo di addizione e sottrazione... di ispirazione con il Bullet Journal e di cosa succede quando uno strumento chiude: https://pro.alumedifare.it/ Aprire / Come

2021-06-18 09:00:34 ​DA SPACE A WADE

Il concetto di WADE è collegato a quello di SPACE che abbiamo visto grazie al libro di Julie Morgenstern.

Oggi ci concentriamo sull’accumulo di cose da fare, visto che - dallo stesso libro - emerge un dato preoccupante:

La maggior parte delle persone arriva a fine settimana con un arretrato di circa 32 ore di attività da svolgere. Significa che, idealmente, per finire tutto l’accumulo servirebbe una settimana doppia (che poi si riempirebbe di nuovo per il nostro ottimismo che ci fa credere di avere tempo per tutto...).

Come può bastare un metodo quando ci carichiamo di così tante cose da fare?

Serve un piano pratico che ci protegga dall’accumulo e la formula WADE è un inizio:

W: WRITE IT DOWN

Ovvero scrivere TUTTE le cose da fare per avere un quadro completo. In questo modo è più semplice definire le priorità quando si conosce tutto il contesto.

A: ADD IT UP

Si tratta di assegnare a ogni compito il tempo previsto per portarlo a termine. È utile per evitare di basarci sulle emozioni o sensazioni per lasciare spazio alla matematica (anche se in realtà, avendo già usato tutto l'ottimismo, siamo pessimi nel fare stime ).

D: DECIDE

Per gestire gli accumuli:
- cancella
- programma a una data futura
- semplifica il flusso o ottimizza l’impegno richiesto
- assegna a un’altra persona

E: EXECUTE YOUR PLAN

Ogni attività deve avere il suo “quando”.

Nella maggior parte dei casi si parla sempre di budget rispetto all’aspetto economico, ma dovremmo pensare al budget di tempo che abbiamo a disposizione. A volte non basterà, a volte ne avanzeremo, ma l’importante è ricercare sempre l’equilibrio migliore per noi. Senza budget di tempo non si può fermare l'accumulo.

Più riusciamo a proteggere noi stessi e le persone con le quali collaboriamo, più riusciamo a lavorare meglio.

Il senso di protezione è perfettamente rappresentato da Sketchplanations con la vignetta che riporto qui sotto e che descrive il concetto di ombrello di Todd Jackson:

«Gran parte del successo di un buon manager consiste nell'assicurarsi che il team possa svolgere il lavoro giusto.»

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Per leggere tutti i contenuti sull'organizzazione, migliorare il tuo spazio di lavoro, seguire video su Trello o Todoist, puoi passare ai PRO.

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P.S.: se non lo hai ancora visto, Andrea Ciraolo ha pubblicato un video in cui racconta la sua esperienza con YouTube. Merita di essere condiviso. Aprire / Come

2021-06-10 09:01:10 LA TECNICA DEL BATCHING SPIEGATA IN MODO SEMPLICE

Organizza le attività come organizzeresti lo spazio fisico.

Pensa ai cassetti di una stanza, quando diventano utili e funzionali?

Se chiudi gli occhi e provi a pensare al contenuto dei vari cassetti, sarà più facile ritrovare la posizione degli oggetti se i vari scomparti sono organizzati per raccogliere elementi uniti da una logica comune, da caratteristiche simili o dagli stessi campi di applicazione.

I cassetti funzionano quando le cose inserite sono collegate da un filo conduttore. E questo filo evita che si creino dei buchi neri.

Lo stesso ragionamento serve per organizzare aspetti come il tempo o le attività da fare.

Ogni giorno lavorativo è un cassetto che puoi decidere come riempire, almeno in parte. Più riuscirai a inserire attività che presentano aspetti simili, più eviterai inutili cambi di contesto che richiedono più energia e più tempo del necessario.

È questo il valore aggiunto del batching: metterti nelle condizioni di riempire i cassetti/blocchi della tua agenda con attività legate da un criterio comune o dallo stesso senso logico.

Nell’arco di una giornata è normale occuparsi di più cose, ma il fine è quello di organizzare il cassetto-lunedì, il cassetto-martedì, e così via, cercando di fare meno salti possibili tra una cosa e l’altra.

Immagina di essere in autostrada e, per ogni cambio di attività, devi fermarti a un casello per pagare il pedaggio e non hai il Telepass.

Questa situazione, in ottica di gestione del tempo, significa:

- pagare in termini di energia
- pagare in termini di tempo necessario per focalizzarsi sulla nuova attività presa in considerazione
- pagare in termini di tempi tecnici per chiudere/aprire file o programmi, per ritrovare i documenti, per cambiare prospettiva di lavoro

E tutto questo si amplifica quando più persone collaborano senza una logica comune, creando blocchi e ingorghi.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: è l'estratto di uno dei temi che tratto con i PRO e sabato farò un esperimento più "tecnico". Aprire / Come

2021-06-02 12:56:20 DALLO S.P.A.C.E ALLO S-PACE: SPAZIO E RITMO

I libri di Julie Morgenstern sono come piacciono a me, pratici e molto utili, e lo abbiamo già visto qui parlando di essere realisti e ottimisti (tra l’altro dal sondaggio era emersa la nostra indole ottimista che non ci aiuta nel lavoro...).

Ci sono diversi studi che mostrano gli aspetti negativi causati dalla disorganizzazione. L’impiegato medio americano spreca sei settimane all’anno(!) alla ricerca di oggetti o di file digitali.

Oggi analizziamo un altro libro della stessa autrice, Organizing from the inside out, partendo dall’acronimo S.P.A.C.E. come aiuto per fare ordine tra lo spazio fisico e digitale.

S: SORT

Ordina. Muoviti nel tuo disordine e identifica ciò che è importante.

- È qualcosa che usi?
- Che ami?
- Che ti porta benefici?

A quale categoria appartiene?

P: PURGE

Ripulisci. Decidi cosa eliminare, regalare, vendere o archiviare.

Usa scatole etichettate e, anche se non è facile scegliere, pensa ai risvolti positivi che otterrai come spazio, ordine, soddisfazione, praticità e comodità.

A: ASSIGN A HOME

Assegna una casa. Scegli un posto per le tue cose e per i file digitali.

C: CONTAINERIZE

Usa dei contenitori per mantenere in ordine gli oggetti raggruppati. Aiutati anche con i colori come abbiamo visto con l’uso del colore nella gestione del tempo.

E: EQUALIZE

Bilancia e fai manutenzione. Una volta che hai messo a punto il tuo sistema, non renderlo fisso. Monitora le scelte fatte e apporta delle modifiche quando necessario.

E, alla fine, S-PACE: segui un ritmo e per farlo aiutati con un timer ogni volta che vuoi concentrarti sul riordino. Identifica un'area e focalizzati solo su quella.

P.S.: se lavori con persone disorganizzate, la tua volontà di fare ordine non basterà perché non puoi motivare qualcuno solo con la tua motivazione. Non si tratta di qualcosa di contagioso ed è un processo che deve nascere da dentro, non attraverso motivazioni esterne. E, come ogni cosa, deve avere un suo equilibrio, senza passare da un eccesso all’altro.

Fai piuttosto una domanda:

«Quanto costa il tuo disordine?».

Perdere tempo alla ricerca di oggetti e di file è dannoso. Rifare inutilmente dei lavori è dannoso. Inciampare tra raccoglitori e scatole lasciate in giro è dannoso. Ripetere che si sta bene nel disordine è dannoso ed è come il fumatore che - con la sigaretta in mano - dice che può smettere quando vuole. O come le persone che non sanno gestire il tempo e che dicono che quella roba là (i metodi) non funziona (e, grazie, se non si usano...).

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Debora Montoli
@DeboraAV

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La prossima settimana vedremo la formula WADE.

Sabato con i PRO faremo un viaggio tra la serie animata South Park e vedremo la scrivania della settimana. Aprire / Come

2021-05-27 19:40:00 COME CONDIVIDERE LE PASSWORD

La scelta di cosa usare per le condivisioni arriva solo dopo questa domanda:

«Devo sempre condividere i miei accessi per collaborare con altre persone?»

Con alcuni strumenti purtroppo sì, non ci sono alternative.

Le condivisioni possono essere fatte attraverso metodi sicuri come, ad esempio, l’uso di un password manager (1password, Lastpass, Dashlane...) oppure le chat segrete di Telegram. Il vantaggio principale di un password manager è quello di sapere in ogni momento chi ha gli accessi.

In molti strumenti - e sono sempre di più - non è necessario condividere i propri dati, ma è sufficiente inserire gli indirizzi email di chi dovrà accedere.

Nella maggior parte dei casi, le condivisioni funzionano a livello gerarchico: quando si condivide l’elemento più grande, si condividono anche gli elementi che si trovano all’interno. Questo vale soprattutto per le condivisioni delle cartelle di Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Ma non solo, Wordpress ha adottato l’aggiunta di utenti da diverso tempo. Per collaborare, basta assegnare ruoli e permessi necessari rispetto alle azioni da compiere.

Stessa cosa per i team che si possono creare in Canva e in PostPickr.

Anche per i social funziona all’incirca allo stesso modo. Per Facebook e Instagram si autorizzano le persone nel Creator Studio o nel Business Manager.

YouTube e Vimeo permettono di condividere gli stessi spazi (per Vimeo solo in alcuni piani a pagamento).

Gli strumenti per gestire i progetti, le attività o le note (Trello, Asana, Wrike, ClickUp, Todoist, Notion, Evernote...) si basano sull’aggiunta di accessi indipendenti. Stessa cosa per le condivisioni dei calendari come Google Calendar o simili.

Tutto questo per dedicare la giusta attenzione all’organizzazione delle password:

1. È sempre necessario condividere gli stessi accessi?

2. Se necessario, come posso gestire le condivisioni? E come posso tenere tutto sotto controllo?

3. Se non necessario, che cosa mi permette di fare lo strumento per autorizzare le persone?

4. Se mi sparisse il computer, saprei mettere tutto in sicurezza?

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Sabato rispondo alle domande dei PRO su Trello e vedremo come rendere più efficaci le comunicazioni per lavorare meglio. Aprire / Come

2021-05-22 09:00:59 Se pensi che dedicare del tempo alla revisione delle attività sia un compito noioso, ti tolgo ogni dubbio: è noioso.

Ma è anche l'unica possibilità che hai per evitare di passare le giornate in modalità Google Maps impazzito, in un continuo ricalcolo delle cose da fare.

La revisione non riguarda solo i blocchi di tempo o l'organizzazione del lavoro e, infatti, c'è un altro campo in cui ha un ruolo decisivo: la scrittura.

O meglio, la riscrittura.

Perché riscrivere è molto più importante di scrivere. E se vuoi saperne di più su quella che per me è un'arte, ecco tre webinar gratuiti che solo il creatore del Metodo RISCRIVI, Alessio Beltrami, poteva fare:
https://www.riscrivi.com/webinar

Mercoledì 26 Maggio 14.30
Giovedì 27 Maggio 14.30
Venerdì 28 Maggio 14.30

Il tuo navigatore interno ti ringrazierà. Aprire / Come

2021-05-20 09:01:05 UNA CONSAPEVOLEZZA SEMPLICE

Le persone che si occupano di organizzazione o di produttività hanno delle caratteristiche in comune:

HANNO ATTRAVERSATO LO STESSO PROCESSO DI CONSAPEVOLEZZA

Spesso, all’inizio di un percorso professionale, non si ha un sistema e si lavora in continua reazione rispetto alle richieste ricevute. In seguito, si passa alla creazione delle prime liste di cose da fare, ma queste liste sono sempre piene di attività mai prese in considerazione.

Anche se non sembra, questa fase di accumulo e di continuo posticipo rappresenta un importante passaggio di consapevolezza e di comprensione dei propri limiti.

Questa comprensione porta a un’altra fase che prevede di iniziare a leggere di tutto sull’argomento e a testare tantissimi metodi o strumenti. È qui che si pensa di avere un sistema, ma in realtà si sottovalutano tante cose come i momenti da dedicare alla revisione o alla capacità di porre dei limiti.

Senza delle regole, si corre il rischio di procrastinare le attività per fare continue ricerche su come portarle a termine (un po' come quando a scuola si perdeva troppo tempo per capire come studiare invece di studiare).

Il livello successivo arriva quando si comprende che la produttività personale è legata alla capacità di saper togliere quello che non serve piuttosto che aggiungere. Significa imporsi di selezionare, pianificare, rivedere, delegare o automatizzare aspetti importanti che riescono a mantenere sostenibile il lavoro, senza essere in costante affanno.

Arrivare a un livello ottimale di produttività personale significa passare dalla confusione alla chiarezza.

HANNO SCELTO UNA SOLIDA E STABILE CASSETTA DEGLI ATTREZZI

Le persone che hanno costruito una solida produttività personale possono anche essere le prime a testare novità e a leggere i libri appena usciti, ma nel lavoro di tutti i giorni usano gli stessi metodi e gli stessi strumenti da anni.

Carl Pullein usa Todoist dal 2015, Tiago Forte usa Evernote. Il creatore di Twitter, Jack Dorsey, ha parlato più volte di come riesca a organizzare tutto usando solo Notes di Apple. Michael Hyatt ha iniziato a usare Evernote nel 2008, quando era ancora in beta, e non l’ha abbandonato. Matt D’Avella usa TeuxDeux, mentre David Allen - in un’intervista di qualche anno fa - ha dichiarato di usare IBM Notes (Lotus Notes). Richard Branson ha sempre fatto liste su carta, come anche… Leonardo da Vinci e lo avevamo visto qui.

Hanno scelto gli strumenti migliori? Non possiamo dirlo, di certo hanno scelto gli strumenti che funzionano per loro.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Una super guida su Obsidian con Andrea e Federico.

Come organizzare la conoscenza personale.

Sabato con i PRO affronteremo la logica che porta all’uso dei task management tool. Aprire / Come