Organizzazione Digitale | A lume di fare

2021-09-25 10:01:13 PERCHÉ FARE MENO

Abbiamo già visto che l’opzione di “fare meno” non è sempre presa in considerazione.

Ma perché è così difficile togliere ed è più facile aggiungere?

Di fronte a un problema o per gestire settimane lavorative fuori controllo, la maggior parte delle persone tende ad aggiungere qualcosa per provare a sistemare le cose o per migliorare la situazione.

La percentuale di chi si concentra su cosa togliere è sempre molto bassa.

L’esempio perfetto di questo meccanismo viene spiegato nel libro Subtract: The Untapped Science of Less, di Leidy Klot.

L’autore parte da un semplice gioco con i Lego:

«Stavo costruendo un ponte con mio figlio e a un certo punto ci siamo resi conto che i due pilastri di sostegno avevano due altezze differenti. Istintivamente ho cercato un altro pezzo aggiuntivo per pareggiare le altezze, ma mio figlio è stato più rapido, ha preso la colonna più alta e ha tolto i pezzi di troppo per abbassarla.»

Nell’organizzare il lavoro abbiamo lo stesso approccio dell’autore: accumuliamo cose ​​da fare senza prestare particolare attenzione a cosa togliere. Cerchiamo sempre pezzi da aggiungere.

Alcuni esempi:

Prendiamo nota di idee o spunti nuovi senza eliminare progetti che vengono trascinati per mesi.

Iniziamo a scrivere nuovi articoli senza eliminare o portare a termine bozze vecchie di anni.

Accumuliamo email da leggere senza archiviarle o eliminarle.

Sistemiamo il flusso di lavoro aggiungendo strumenti, passaggi, sistemi o procedure, senza valutare cosa ridurre.

Pensiamo che andare verso il cambiamento significhi esclusivamente aggiungere qualcosa alla situazione attuale.

I nostri lavori sono fatti di continue decisioni da prendere e un approccio del genere toglie forza alla qualità delle nostre giornate. Perché se da una parte aggiungiamo, ci sono altri aspetti che si riducono (come i nostri livelli di energia e di attenzione).

P.S.: con i PRO abbiamo analizzato questo aspetto e anche perché non riusciamo a finire quello che iniziamo.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-09-19 12:59:52 Oggi alle 14.00 farò una chiacchierata con Alessio Beltrami, ideatore del metodo di scrittura RISCRIVI ed esperto di content marketing.

Parleremo di contenuti, idee, organizzazione... e di tante cose belle e pratiche

Dove? Sul suo profilo Instagram:
https://www.instagram.com/alessio_beltrami/ Aprire / Come

2021-09-17 17:25:17 CREARE DELLE GUIDE CON TANGO

Tango permette di creare delle guide, dei workflow o dei tutorial in modo veloce. È un'estensione del browser Chrome che aiuta a realizzare degli screenshot, a metterli in sequenza e a condividere il tutto in modi diversi (link, pdf o codice).

È utile per:
- mandare delle istruzioni su come fare determinate operazioni
- mappare dei percorsi e dei processi
- segnare delle correzioni da fare su un sito web o una landing page
- documentare certi passaggi

Per ogni screenshot realizzato si possono aggiungere titoli e descrizioni.

A questo link trovate degli esempi per capire che cosa si può fare:
https://www.tango.us/workflows

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-09-09 09:00:42 ​TOGLIERE O OTTIMIZZARE

Non scappiamo da qui.

Quando le nostre giornate sono fuori controllo e abbiamo troppe cose da fare - e non parlo di eccezioni - le decisioni che possiamo prendere sono sempre le stesse. Credetemi che fare l’elenco è facile, mettere i punti in pratica è un altro discorso.

FARE MENO

Banale? Sì, molto. È messo in pratica? Quasi mai.

Togliere richiede molto impegno perché subentrano mille paure e, in merito all’atto di eliminare qualcosa, mi viene sempre in mente una citazione di Oscar Wilde:

«Ho passato tutta la mattina a mettere una virgola e nel pomeriggio l'ho tolta»

Decidere cosa togliere è difficilissimo, richiede molto tempo e consapevolezza.

OTTIMIZZARE

Ho racchiuso in questa grande categoria alcune azioni che evitano di eliminare alcune cose per riuscire a gestirle in modo diverso:

investire tempo per imparare nuove competenze e svolgere determinate attività in modo diverso

delegare alcuni aspetti del nostro lavoro ad altre persone

automatizzare certe operazioni

Ne avevo parlato su LinkedIn: ciò che serve è una mentalità da investitore per sfruttare i vantaggi legati agli interessi futuri.

Come puoi investire il tempo oggi per avere degli interessi domani?

- tempo investito per delegare
- tempo investito per formare le persone
- tempo investito per automatizzare dei passaggi
- tempo investito per imparare una nuova competenza
- tempo investito per comprendere che cosa eliminare
- tempo investito per definire le priorità

P.S.: quando si parla di automazioni, significa togliersi dalle scatole molte attività ripetitive che assorbono il nostro tempo. A questo proposito, ho avuto il piacere di parlare con Stefano De Carlo, imprenditore e formatore che aiuta gli imprenditori con il suo progetto AutomatiKing.
Mi ha chiesto 11 tool legati alla produttività personale, ma poi mi sono trovata talmente bene che da 11 sono diventati… un po’ di più
Ecco il video con l'elenco:



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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-09-04 09:00:51 STRUMENTI PER RIPARTIRE: ALLEGGERIRSI E RICARICARSI

Da qualche parte - in qualsiasi strumento - è utile mantenere aggiornato un elenco degli strumenti usati (sia in versione gratuita sia in quella a pagamento). Per tanti motivi, ma soprattutto per non avere troppi strumenti attivi che fanno all’incirca la stessa cosa e anche per evitare il cimitero degli strumenti.

Si passa alla scelta degli strumenti solo dopo aver definito le esigenze, con il fine di evitare due problemi molto diffusi:

Non si acquista uno strumento “corposo” - che fa diverse cose - per via dei piani a pagamento elevati, ma poi nel corso del tempo si acquistano tanti strumenti più “piccoli” che, se sommati, superano il costo dello strumento corposo che faceva tutto.

Si acquista uno strumento “corposo” - che fa diverse cose - ma usando lo 0,01% delle sue funzioni.

Senza chiarezza delle funzioni necessarie diventa difficile fare scelte migliori.

Ecco una selezione degli strumenti che ho provato negli ultimi mesi:

Estensione utile per la ricerca di parole chiave
https://keywordseverywhere.com/

Un aiuto per trovare i refusi nei testi in italiano (fino a 10.000 caratteri nella versione free)
https://languagetool.org/it

Con Designify è possibile togliere lo sfondo a un’immagine e applicarne un altro
https://www.designify.com/

Lavoriamo nella foresta
https://www.tree.fm/

Explain Everything Whiteboard è una lavagna perfetta per collaborare a distanza e per registrare spiegazioni
https://explaineverything.com/

Tracciate le abitudini con l'app Everyday
https://everyday.app/

Per fare quiz
https://www.marquiz.io/

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Da parte mia e tralasciando gli strumenti che uso con i clienti, continuerò a usare Trello e abbandonerò Notion (scelta sofferta, ma necessaria).

Quale strumento continuerete a usare e quale, invece, avete già deciso di abbandonare? Aprire / Come

2021-08-24 17:12:24 DALL’OHIO ALL’IKEA

Facciamoci caso:

le liste funzionano se riportano le azioni da fare nel modo corretto
i progetti funzionano se sono chiari e se fanno risparmiare tempo
le email funzionano se vanno dritte al punto e se non lasciano spazio a dei malintesi

Funzionano perché sono retti da un corretto modo di comunicare.

Se il pensiero di ciò che vogliamo ottenere è chiaro, anche la comunicazione migliorerà di conseguenza.

Una comunicazione chiara permette di raggiungere quello che in inglese viene definito OHIO, Only Handle it Once, che può essere tradotto come gestiscilo (occupatene) solo una volta.

In questo concetto rientrano le capacità di identificare, completare, segnare, agire, organizzare le cose che succedono senza doverle gestire più volte perché lasciate in sospeso, non comprese, non segnalate.

Capita di perdere tanto tempo sulle email o sulle comunicazioni in generale perché non ci ricordiamo quanto richiesto e non prendiamo subito una decisione in merito.

Lavoriamo in assenza di intenzionalità e dovremmo limitare il tempo perso a capire se una cosa è già stata gestita o meno.

Come? Con lo stile organizzativo di un punto vendita Ikea…

In un punto vendita troviamo uno scenario fatto di salotti, cucine, camere, bagni… che aiuta a capire che cosa potresti realizzare nella tua casa.

Per le comunicazioni significa dare uno scenario che permetta alle persone di immedesimarsi e di comprendere la visione d’insieme. Significa riuscire a parlare delle stesse cose perché “l’ambiente” è lo stesso ed è condiviso.

In Ikea il percorso continua verso i singoli accessori divisi in reparti. Scrivendo, significa passare alla definizione di richieste più specifiche e definite, qualcosa che possa completare lo scenario globale visto in precedenza.

Il terzo blocco Ikea è dedicato al fai da te, alle persone che hanno già le idee chiare su cosa vogliono ottenere e vanno subito verso gli scaffali prescelti.

Questo blocco corrisponde agli allegati, ai link o alle informazioni tecniche che rendono le persone autonome.

L’ultima sezione Ikea è quella dedicata all’angolo delle offerte, dei prodotti parzialmente danneggiati o invenduti.

Valuta bene se nelle tue comunicazioni ci devono essere elementi di questo tipo e chiediti sempre se puoi togliere qualcosa di superfluo.

Tutto questo per dire che il modo di comunicare può - deve - essere organizzato, proprio come qualsiasi altro aspetto lavorativo.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: pensa alle applicazioni che usi perché, per la prossima settimana, condividerò con te lo strumento che continuerò a usare e uno che abbandonerò.

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2021-08-05 09:00:26 ​PARTIRE DALLE INFORMAZIONI PIÙ IMPORTANTI PER LAVORARE MEGLIO

La maggior parte delle email ruota intorno a:
- fornire informazioni
- richiedere informazioni
- richiedere azioni

La brevità dovrebbe appartenere a tutte le tipologie e una regola importante da seguire prevede di non andare oltre l’above the fold.

L’above the fold è quella parte superiore di una pagina web che è visibile senza dover scorrere più sotto. Si tratta della porzione di informazioni che si vede subito in apertura, come primo impatto e senza fare click o muovere il mouse.

È un’espressione che prende il nome dai quotidiani che venivano piegati a metà e che riportavano la notizia più importante nella parte superiore della piega (above the fold). Era – ed è – lo spazio più importante, con l’obiettivo di convincere le persone a comprare il giornale.

Per le comunicazioni professionali vale lo stesso principio legato alla gestione dello spazio più importante.

I testi delle email vanno organizzati anche quando non è possibile essere brevi.

Quello che va sfruttato, anche per la posta elettronica, è l’above the fold, ovvero fare in modo che il fine del messaggio sia chiaro senza dover scorrere il testo o senza dover cliccare.

Un'attenzione di questo tipo evita di allungare il brodo rischiando di trasformare i testi professionali in una serie TV infinita.

P.S.: estratto dai contenuti ULTRA PRO

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: faccio le cose e mi dimentico di dirlo... su Instagram ripropongo i temi del canale Telegram per avere un archivio e rivedere i post più vecchi:
https://www.instagram.com/alumedifare/

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2021-07-29 09:00:44 L’ORGANIZZAZIONE AIUTA A RISPARMIARE

Fai una lista di cose da NON comprare

Hai presente quelle cose che sai già che porteranno ad altri acquisti collegati, all’abbandono da qualche parte della casa o a qualche rottura di scatole. Bene, ferma queste riflessioni e segna perché non ti serve una determinata cosa.

Controlla gli abbonamenti che hai attivato

Soprattutto con il digitale, tenere sotto controllo abbonamenti e acquisti è importante. Non è sempre facile per via di tanti fattori come l’accumulo di aspetti diversi, l’immaterialità, gli eventuali metodi di pagamento dispersivi, il tempo che passa insieme alla memoria.

Tenere un elenco di abbonamenti acquistati e segnare le relative scadenze consente di fare pulizie periodiche di ciò che non serve più. Aiuta anche a evitare di acquistare prodotti digitali simili perché ci dimentichiamo di avere già quello che ci serve.

Metti un filtro tra la voglia di comprare qualcosa e l’acquisto effettivo

Può essere la lista dei desideri di un e-commerce o una lista realizzata in qualsiasi strumento con il fine di raccogliere gli articoli di nostro interesse.

Parcheggiare per un po’ quello che vorremmo comprare aiuta a capire se davvero ci serve una determinata cosa. A volte potremmo cambiare idea oppure cambiare la destinazione finale, ad esempio trasformando l’oggetto in un regalo.


P.S.: la lista parcheggio può essere utile anche per le attività che si aggiungono alle nostre giornate oppure alle idee che ci vengono in mente mentre facciamo altro. È un ottimo modo per evitare di interrompere qualcosa e, soprattutto in fase di revisione, è un filtro importante che spesso porta a rivalutare molte cose e a capire che alla fine non sono così fondamentali.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-07-22 09:00:54 ​PERCHÉ NON FINIAMO QUELLO CHE INIZIAMO

Se fai parte della categoria di persone che inizia tanti progetti, compiti, iniziative... per poi abbandonarli o portarli a termine con molta fatica, può esserti utile il ragionamento fatto dallo scrittore Michael Lopp.

Anche lui vittima dell’iniziare senza finire, ha provato ad analizzare la sua situazione che riguarda la scrittura, chiedendosi perché alcuni testi non arrivavano mai alla conclusione.

Lo schema che trovi qui di seguito rappresenta un flusso di lavoro che può riguardare settori diversi.

L’asse orizzontale corrisponde al tempo necessario per completare un compito.
L’asse verticale rappresenta la gioia/motivazione/voglia di realizzare quel compito.

Che cosa notiamo?

Quando iniziamo un lavoro o annotiamo un’idea, il tempo richiesto è minimo e la gioia è altissima. Carica ed energia sono con noi e ci supportano.

In seguito, passiamo allo sviluppo più concreto del lavoro e, nell’esempio di Lopp, significa scrivere la parte principale di quella che era l’idea di partenza. In questa fase il tempo necessario è ancora ridotto e il livello di gioia inizia a scendere.

A questo punto la parte di lavoro che porta più soddisfazione (scrivere per lo scrittore, programmare per il programmatore, registrare per il videomaker e così via) sembrerebbe terminata, ma...

Guardando le proporzioni tra le varie fasi, emerge la differenza tra il tempo dedicato alle parti che si credono più importanti (i primi due blocchi) e il tempo richiesto per arrivare davvero alla conclusione del compito.

Questo perché, dopo il cuore del lavoro, troviamo la terza e la quarta fase piene di rifiniture, correzioni, modifiche, dettagli, ricerche, aggiunte, collaborazioni...

Siamo in questa situazione:
«Quando pensi di aver finito la parte più importante, non sei nemmeno al 50%.»

Ed è qui il problema: il tempo necessario per arrivare alla conclusione è ancora molto, ma la gioia è a terra.

Molliamo quando lo sforzo sembra insostenibile perché ci troviamo nelle fasi di lavoro più duro con il carburante gioia ridotto al minimo.

L’idea iniziale non brilla più, si fa fatica e queste sensazioni scatenano dubbi o domande. Condizioni che portano ad abbandonare quello che abbiamo iniziato.

Questo scenario abbastanza catastrofico porta con sé degli aspetti positivi. Se riusciamo a sostenere la fase più dura significa riuscire a migliorare davvero. È proprio nelle ultime due
fasi che si svolge il lavoro più importante, analizzando e modificando quanto fatto.

E, manco a dirlo, un lavoro organizzato aiuta ad attraversare tutte le fasi necessarie.

P.S.: estratto dai contenuti ULTRA PRO

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Ho avuto il piacere di fare una bella chiacchierata con Alberto Cabas Vidani di Italian Indie su quello che è possibile fare per andare oltre i servizi e le consulenze:




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Lo schema di Michael Lopp: Aprire / Come