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Organizzazione Digitale | A lume di fare

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Ciao! Sono Debora Montoli e lavoro come Professional Organizer. Mi occupo di organizzazione digitale e trasformo giungle informatiche in giardini lussureggianti.

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Gli ultimi messaggi

2022-09-01 12:44:17 COSE CHE PUOI FARE A SETTEMBRE (E IN OGNI PERIODO DELL'ANNO)

Condivido con voi 10 cose (+1) che mi aiutano a lavorare meglio sentendomi meglio:

Controllate gli abbonamenti che avete attivato. Qui abbiamo visto come l'organizzazione ci aiuta a risparmiare: https://t.me/alumedifare/954

Fate un elenco degli strumenti che usate ed eliminate tutto ciò che è entrato a far parte del cimitero tecnologico, come abbiamo visto qui: https://t.me/alumedifare/742

Definite un metodo per tenere traccia delle attività interrotte, il vostro sistema da "orecchie delle pagine di un libro": https://t.me/alumedifare/1006

Inserite nel calendario il tempo per voi, il tempo per fare e il tempo per le relazioni. Proprio come ha fatto Graham Jenkin: https://t.me/alumedifare/927

Migliorate il vostro spazio di lavoro rafforzando la collaborazione tra spazio fisico e digitale: https://t.me/alumedifare/896

Evitate che le videochiamate vi tolgano troppa energia, anche quando non potete evitarle: https://t.me/alumedifare/836

Lavorate o non fate niente: https://t.me/alumedifare/1000

Fare spazio come regola di vita: https://t.me/alumedifare/980

L'arte del fare meno: https://t.me/alumedifare/963

Se collaborate con clienti o colleghi ansiosi, non cercate di cambiarli e fatevi un favore: tirate fuori i super poteri e proteggetevi per non farvi contagiare, proprio come dovreste evitare i danni dei "gabbiani" (The Seagull Effect: https://t.me/alumedifare/896). Vale sempre la citazione: "Se non puoi migliorare la giornata di una persona, almeno non romperle le scatole".

Che cosa state mettendo in pratica in questo periodo?

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Debora Montoli
@DeboraAV

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(+1.) Controllate i vostri punti di ingresso: fonti, notizie, social, eBook, libri, webinar, corsi, note, appunti, ecc.
Lo farò anch'io ed è arrivato il momento di ridurre i miei punti di ingresso. Cercherò, inoltre, di dedicare il tempo per la creazione di contenuti alle email:
1. sintetiche e per tutti;
2. complete e riservate agli iscritti mensili o annuali.
Mi trovate qui: https://faispaziocondebora.substack.com/

A presto!
931 views09:44
Aprire / Come
2022-07-14 20:13:00
Vi piacerebbe seguire un corso sulla gestione della conoscenza personale*?

(*a pagamento perché devo chiudere il mutuo e mi mancano 19 anni e spicci )
Anonymous Poll
22%
Non molto
37%
Tanto
19%
Tantissimo
23%
Ma non l'hai ancora fatto?
164 voters1.1K views17:13
Aprire / Come
2022-07-14 20:13:00 P.S.: non conservate idee o informazioni su cose che sapete già. Le note vi devono sorprendere.

P.P.S.: salvate un contenuto e riguardatelo in un secondo momento per scoprire se vi piace ancora e se merita la vostra attenzione.

P.P.P.S.: costruite un flusso di gestione delle informazioni che sia il più semplice possibile per voi.
1.1K views17:13
Aprire / Come
2022-07-14 20:13:00EVERGREEN, ATOMIC, BOAT… ??? #postlungo

In linea generale si tratta di approcci da seguire per scrivere note, appunti e idee con il fine di prenderci cura della nostra conoscenza personale.

Oggi ci focalizziamo su quella che è una Atomic Note - una delle caratteristiche delle Evergreen Note - intesa come l'unità più piccola di un concetto che non può essere ulteriormente diviso.

ALCUNE CARATTERISTICHE

ogni nota è un singolo nodo a cui è possibile fare riferimento, è indipendente e può essere compresa senza ricorrere ad altre note

ogni idea favorisce il riutilizzo e la creazione di collegamenti

è più semplice trovare e stabilire relazioni tra le note

ci protegge dal consumo eccessivo di contenuti

si allena il pensiero attraverso la scrittura

è in continua evoluzione, collegamento dopo collegamento

è richiesto un maggiore impegno nella comprensione che ci allontana dall’accumulazione eccessiva

ci allontana dalle strutture gerarchiche

le idee migliori sono una combinazione di ciò che ci succede nella vita, di ciò che fa parte del nutrimento della nostra mente

L'ORIGINE DEL PRINCIPIO DI ATOMICITÀ

Tra le prime persone che hanno descritto le Atomic Note e anche le Evergreen Note troviamo Andy Matuschak e Christian Tietze.

Il concetto si collega al sistema di Niklas Luhmann chiamato Zettelkasten e al concetto informatico di Separation of Concerns, che, in breve, significa segmentare un programma in sezioni distinte dove ogni sezione affronta un problema separato (l’arte di segmentare e di scomporre la ritroviamo anche nei progetti, nella gestione del tempo e nelle note).

I TERMINI COLLEGATI

BOAT: Block of Atomic Thought (la nota grezza e ancora acerba, che non è pronta per diventare una Evergreen Note).

Permanent Note o Literature Note: sono le note rielaborate con le nostre parole (è il momento in cui prendiamo le note grezze e scriviamo le nostre considerazioni).

L’esempio di Martin Adams è molto interessante e Maggie Appleton ha illustrato alla perfezione i concetti.

I VANTAGGI

In queste parole di Sönke Ahrens c’è tutto:

«Senza un serbatoio permanente di idee, non sarai in grado di sviluppare concetti importanti per un lungo periodo di tempo perché ti stai limitando alla lunghezza di un singolo progetto o alla capacità della tua memoria. Ma questo non basta per avere idee eccezionali.»

Il problema di non avere un aiuto esterno alla mente - un deposito di conoscenza - è ripreso anche da Bryan Lee:

«Se dovessimo utilizzare un computer che costantemente perde il 90% di tutto ciò che salviamo, potrebbe funzionare solo con 5-7 informazioni alla volta prima che ogni nuovo pezzo sovrascriva una parte esistente. Non potremmo mai affrontare problemi complessi su una macchina del genere, eppure è ciò che la maggior parte delle persone cerca di fare basandosi esclusivamente sui propri pensieri interni. Le nostre menti sono piuttosto terribili nell'archiviazione a lungo termine delle informazioni e altrettanto pessime nell'archiviazione a breve termine. La scrittura ti aiuta a pensare in un modo che nessun altro mezzo può fare perché una volta che hai esternato i tuoi pensieri per iscritto, puoi iniziare a modificarli, perfezionarli, copiarli, espanderli e riordinarli.»

L’attività di prendere note ha gli stessi vantaggi dell’interesse composto. Esattamente come ha descritto Richard Hamming:

«Conoscenza e produttività sono come l'interesse composto. Più sai, più impari; più impari, più puoi fare; più puoi fare, maggiore è l'opportunità. Date due persone con esattamente le stesse capacità, l'unica persona che riesce, giorno dopo giorno, a dedicare un'ora in più a pensare sarà tremendamente più produttiva nel corso della vita.»

Purtroppo non prendiamo molto seriamente il lavoro che si può fare sulla nostra conoscenza, ma una piccola nota presa con costanza può creare un impatto enorme nelle nostra vite. Guardate questo video e immaginate che il pezzo più piccolo del domino sia una nota atomica.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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1.0K views17:13
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2022-07-08 19:03:34
Così a caldo, la parola "produttività" e l'espressione "essere più produttivi" vi portano maggiormente verso una sensazione di benessere oppure verso una certa irritabilità o ansia ?
Anonymous Poll
43%
Benessere
57%
Irritabilità/ansia
286 voters677 views16:03
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2022-07-06 15:11:30 Ciao! Sto preparando i prossimi post su come prendere le note, insieme ad alcune riflessioni sul libro che ho appena finito di leggere.

Nel frattempo e visto che ho letto una bellissima domanda che riguarda il linguaggio, voglio girarla a voi applicandola al lavoro.

Come lavorerebbe la persona che vuoi diventare?

Cosa cambieresti o miglioreresti?

Può essere qualcosa che riguarda gli aspetti organizzativi e tecnici oppure l’approccio mentale. Su cosa agiresti?
1.2K views12:11
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2022-06-16 18:59:04 UN PASSATO FATTO DI NOTE E APPUNTI

È arrivato, ma non ho ancora finito di leggere il libro Building a Second Brain di Tiago Forte. Per adesso lo trovo molto interessante e, tra le altre cose, amo comprendere cosa porti le persone a parlare di determinati argomenti.

Prima di condividere con voi alcune considerazioni più specifiche in merito al libro, vorrei riportare - anche per me - il percorso che, a grandi linee, ha tracciato l’arte delle note.

Qui abbiamo parlato della gestione della conoscenza personale (PKM), di organizzazione, di utilizzo di alcuni tool utili e dei loro vantaggi. Ma anche di PIM e KM.

Robert Greene ha scritto molti libri grazie ai suoi appunti presi su dei cartoncini, tipo quelli usati negli schedari degli archivi (anche se lui ha usato le scatole delle scarpe come contenitore).

Guardate questo video con la spiegazione del metodo Zettelkasten e della logica che c'è dietro l'uso delle schede.

Anche Ronald Reagan aveva un'abitudine simile che lo ha aiutato a scrivere i suoi libri. Usava dei cartoncini più piccoli che conservava in album solitamente dedicati alla raccolta di foto. Le sue note sono state raccolte in un libro curato da Douglas Brinkley.

Alla base del metodo troviamo dei contenitori/raccoglitori, le schede e una penna. E nonostante questa semplicità apparente, dietro c'è un mondo da esplorare. Anche perché il vero punto di forza consiste nel rivedere le note e nel riuscire a fare i migliori collegamenti possibili.

Lasciatevi ispirare da questi taccuini tascabili usati da 20 personaggi storici.

Ed ecco alcune note a margine di Mark Twain o gli appunti di Vladimir Nabokov.

Marginalia, Commonplace Book, Memex e Ipertesto, Digital Garden e anche Second Brain.

Un percorso che ha inizio nel passato e che merita molta attenzione per fermare il rumore e aiutare la nostra attenzione.

P.S.: su YouTube ci sono tantissimi esempi pratici su come organizzare le informazioni. In questo video - che condivido anche se è passato un po’ di tempo e qualcosa sarà cambiato - Tiago Forte mostra come usa Evernote in modo individuale e come usa Notion per collaborare.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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ALTRE RISORSE

Dal passato al futuro per organizzare la scrittura

Consigli e accessori per organizzare gli appunti dei manuali

Casualmente ho scritto un libro che parla anche di questi argomenti

E sabato con i PRO andremo in bicicletta…
630 views15:59
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2022-06-10 09:00:10PENSIERO FOCALIZZATO E DIFFUSO

Amo approfondire tutto ciò che in qualche modo riguarda la gestione della conoscenza.

«Abbiamo accumulato un’enorme massa di informazioni a cui è possibile avere accesso. Ma queste informazioni, per il loro mero essere accessibili, non divengono automaticamente conoscenza.» Wendell Berry, L’unico mondo che abbiamo

Non ci manca niente. Strumenti, dati, argomenti… eppure facciamo sempre più fatica a gestire fonti, informazioni o idee.

Maryanne Wolf, nella prefazione del libro Come leggere, pone l’attenzione su questo punto:

«Ogni circuito di lettura si svilupperà e/o si atrofizzerà a seconda dell'enfasi propria del mezzo o dei mezzi utilizzati. Se il mezzo dominante favorisce processi veloci, orientati al multitasking e adatti a grossi volumi d'informazioni, come accade con il digitale, minor tempo e attenzione verranno allocati alle funzioni cognitive e riflessive più lente che richiedono tempo, compromettendo così i processi di lettura profonda. Anche se questi processi hanno precedentemente formato il cervello rendendolo esperto nella lettura attraverso il mezzo della stampa, un circuito di lettura plastico cambierà come risultato dei processi favoriti o scoraggiati dal mezzo più usato. Il principio biologico-culturale è questo: o lo usi o lo perdi. Un circuito di lettura esperto non è un dono permanente; piuttosto, è costruito e ricostruito da ciò che prevale nel suo ambiente e dall'intenzione e dagli scopi del lettore rispetto alla lettura.»

Come sempre, la soluzione non è eliminare la tecnologia, ma imparare a conoscerla.

Non partire dagli strumenti, ma capire cosa c’è dietro.

Comprendere come acquisiamo nuove informazioni.

Mettere in atto dei meccanismi che favoriscano i processi di lettura profonda.

Questi due punti si ritrovano negli studi di Barbara Oakley, professoressa di ingegneria alla Oakland University e alla McMaster University. Autrice di numerosi testi, ha creato anche diversi corsi dedicati alle modalità di apprendimento e forse il più famoso è Learning How to Learn, disponibile su Coursera.

Uno dei concetti più importanti riguarda la necessità di ricercare un equilibrio tra:

Un pensiero focalizzato: quando ci concentriamo su un aspetto in particolare, con un obiettivo specifico.

Un pensiero diffuso: quando lasciamo che la mente vaghi liberamente senza un piano.

Una modalità aiuta l’altra. Con la prima ci sforziamo di trovare soluzioni, studiare un tema specifico, entrare in profondità rispetto a un problema; con la seconda e con la mente più libera, riusciamo a guardare dall’alto la situazione in generale e fare nuove connessioni.

La chiave è qui: far collaborare comprensione e creatività.

Avete presente la Tecnica del Pomodoro? O comunque il continuo passaggio tra lavoro focalizzato e pausa? Si basa su questo concetto: Focus + Relax.

Qui un breve video sulle due modalità di pensiero:




Non vedo l’ora che mi arrivi il libro di Tiago Forte, Building a Second Brain. Non dovrebbe mancare molto e condividerò con voi le mie riflessioni.


Per approfondire:

1. Abbiamo parlato di giardino digitale:
https://presentedaremoto.it/giardino-digitale/

2. Abbiamo visto come sfruttare la serendipità degli strumenti:
https://t.me/alumedifare/999

Che cosa significa serendipità? Ce lo spiegano William Holden e Audrey Hepburn (dal film Insieme a Parigi):




Con i PRO abbiamo approfondito questo tema nella puntata 72 e domani vedremo come sfruttare la scrittura come “parcheggio”

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Novità:

1. Elogio degli strumenti:
https://www.linkedin.com/pulse/elogio-degli-strumenti-o-forse-debora-montoli/

2. È uscito il podcast di APOI, Un mondo di organizzazione:
https://open.spotify.com/show/0pTVGHNQcftbhxFhSb7Nu1

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709 views06:00
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2022-05-20 09:00:10 HAI IL TUO SISTEMA DA “ORECCHIE DELLE PAGINE DI UN LIBRO”?

Hai presente quando stai leggendo un libro e all’improvviso devi alzarti perché è arrivato il corriere, devi rispondere al telefono oppure senti la pentola a pressione che ha fretta?

Di fronte a un’interruzione “a stretto giro”:

c’è chi chiude il libro e va verso l’interruzione

c’è chi si prende il tempo di mettere il segnalibro, usare una penna per mantenere il segno o piegare l’angolo della pagina

È chiaro che chi - prima di andare verso l’interruzione - dedica pochi secondi a fermare il punto di arrivo si trova in una posizione di vantaggio nel momento in cui deciderà di tornare alla lettura.

E quando lavoriamo? Abbiamo un piano per tenere il segno delle attività interrotte?

Dedichiamo molto tempo cercando di capire come evitare o fermare le interruzioni. Tutto giusto, ma sappiamo anche che non tutte le interruzioni si possono evitare. Soprattutto le interruzioni esterne.

Ecco che avere un sistema consolidato per mettere un segno a quello che stiamo facendo - poco prima dell’interruzione - ci aiuta a:

spendere meno energie quando ritorneremo al compito A

riuscire a dedicare più impegno e presenza al compito B senza mantenere il pensiero al compito A che abbiamo interrotto (possiamo aiutare meglio le persone)

limitare la sensazione di subire le interruzioni perché possiamo mantenere una sorta di proattività* e intenzionalità in quello che stiamo facendo (“ok, è arrivata questa interruzione, ma mi prendo due secondi per mettere quello che rappresenta il mio segnalibro”)

*La proattività è un atteggiamento comportamentale che implica l'agire in anticipo per un problema.

Avere un sistema da “orecchie delle pagine” porta più pace alla nostra mente perché è come mettere un punto a una situazione (punto temporaneo, ma pur sempre una fine, un segnale che ci dica che se non pensiamo più a una certa cosa non succederà niente).

Ogni volta che ti trovi di fronte a un’interruzione che non puoi o vuoi evitare, fai in modo di avere un sistema che ti aiuti a tenere il segno.

P.S.: probabilmente sei una persona che avverte un certo malessere nel segnare le pagine di un libro con delle pieghe… ma la piega in sé è un forte segno per la nostra memoria, qualcosa che “timbra” il nostro libro, a volte con significati profondi e legati alle emozioni. Un segno che non va via non è sempre una cosa negativa e può aiutarci anche nel lavoro.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Efficacemente ha pubblicato su Instagram una metafora fantastica che riguarda la storia delle carote, delle uova e dei chicchi di caffè…

Duomo di Milano e Google Arts & Culture: un progetto che unisce storia e digitale. Qui il video di presentazione e qui l’esperienza diretta.

Se sei a zero con Notion e vuoi capire se fa per te, ecco l’articolo per AutomatiKing.

Che cosa vuol dire far parte di un’associazione? Ne parlo qui.

Domani con i PRO andremo più nel dettaglio dell’argomento di oggi e vedremo come sfruttare i droni del nostro cervello per lavorare meglio
241 views06:00
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2022-05-03 13:30:44 NON VERRÀ MAI IL GIORNO IN CUI AVREMO TUTTO SOTTO CONTROLLO

E questa è una notizia stupenda!

Se facciamo pace con questa cosa, possiamo allontanare quella sensazione di aver fatto meno del previsto. La sensazione di non aver fatto abbastanza nel nostro lavoro.

Il vortice di stanchezza e di emozioni negative avviene, in particolare, quando:

Colleghiamo la nostra autostima alla produttività.

In pratica, l'autostima aumenta o diminuisce in base al nostro rendimento. Ma le giornate sono troppo imprevedibili per lasciare che ci sia questo collegamento e dobbiamo imparare a separare chi siamo - la nostra identità personale - dal numero di cose che spuntiamo ogni giorno.

Cerchiamo di raggiungere degli obiettivi troppo grandi (o troppo piccoli).

Un traguardo da raggiungere motiva solo se è fattibile (e non deve essere nemmeno troppo facile come abbiamo visto qui con la regola Goldilocks: https://t.me/alumedifare/759).

Pensiamo sempre che le persone stiano facendo molto più di noi.

Ma come diceva Theodore Roosevelt: «Il confronto è il ladro della gioia».

Non innamoratevi del confronto, ma del processo.

Se trovate una persona che lavora molto bene e che per voi può essere un esempio, non servirà a niente sapere quali strumenti usa.

È come credere di comprare la stessa racchetta di Serena Williams o l’attrezzatura da golf di Tiger Woods ed essere convinti di acquisire la stessa bravura.

Sembra una cosa negativa, ma è proprio questo il bello.

Se sapete già tutto, se conoscete già lo strumento perfetto, la strada perfetta, i processi perfetti usati da altre persone, vi state privando della possibilità di costruire il vostro metodo di lavoro organizzato. Non riuscirete a vivere quel naturale processo di maturità che è tipico dei percorsi graduali.

Dobbiamo, invece, cucire la nostra coperta di patchwork personalmente, esperienza dopo esperienza.

Quando le cose da fare ci travolgono, le strade che si possono percorrere sono all’incirca le stesse:

1. chiudere i lavori in ingresso
2. delegare
3. ottimizzare
4. automatizzare
5. eliminare

Non si scappa da questi punti, altrimenti il rischio è quello di continuare a giocare a Tetris cercando di incastrare dei pezzi nuovi che non finiscono mai e che prima o poi ci travolgono. I metodi di lavoro non fanno miracoli e, se le cose continuano ad aumentare, dobbiamo affrontare i cinque punti appena visti.

Pensiamo a come mettere in pausa il Tetris.

Pensiamo a tutte le ore che sprechiamo per svolgere attività ripetitive, dare le stesse informazioni, scrivere le stesse cose, cercare file, documenti o cartelle che si trovano ovunque.

Tutto ruota attorno a questa domanda:

«Come possiamo investire il tempo (oggi) per ottenere un effetto moltiplicatore che porterà più vantaggi (domani)?»

Investimento necessario per:
- delegare
- formare le persone
- automatizzare dei passaggi
- imparare una nuova competenza
- comprendere che cosa eliminare
- definire le priorità

Vantaggi in termini di:
- tempo
- idee
- creatività
- benessere
- spazio
- equilibrio

Senza questi investimenti non stiamo sprecando il tempo presente, ma quello futuro.

Siamo già in debito senza saperlo.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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ECCO UN EVENTO GRATUITO DA NON PERDERE: WP-OK DAY

Venerdì 6 e sabato 7 maggio

Il tema centrale è quello della crescita e il programma delle due giornate è davvero ricco.

Sabato parteciperò al panel dedicato a come organizzare la comunicazione del team insieme alle professional organizer Sabrina Toscani e Chiara Battaglioni. E, tra le altre cose che fanno, non sono semplicemente iscritte ad APOI come lo sono io, ma rappresentano l’anima dell’associazione (come presidente e membro del consiglio direttivo).

Per partecipare e seguire tutti gli interventi basta iscriversi qui:
https://wp-ok.it/wpok-day/

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TUTORIAL: COME FARE DELLE REGISTRAZIONI IN CANVA

Usiamo lo strumento "Presenta e registra" di Canva:

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