Organizzazione Digitale | A lume di fare

2022-02-09 21:06:33 ​COME SCEGLIERE LO STRUMENTO GIUSTO

I video come Should Notion Be Your Second Brain? sono quelli che preferisco. Tiago Forte chiede a Thomas Frank di descrivere Notion e il possibile utilizzo di questo strumento come secondo cervello.

La scaletta del video è utile da tenere come parametro per tantissimi altri strumenti.

Lo sapete meglio di me, anche nel digital si seguono mode e tendenze che sono in grado di stravolgere app e strumenti in generale. Tutti questi cambiamenti non fanno altro che rendere più difficile la scelta su cosa usare o se è giusto cambiare tool.

Riporto 11 punti, o meglio, 11 parametri che hanno usato nel video e che vi aiuteranno a valutare lo strumento migliore per voi. Non solo per le note e non solo per Notion.

Una volta trovato il tool, stop, usatelo e approfondite le funzioni avanzate.

DIGITAL NOTES APP

1. RICERCA: intesa come la facilità e la velocità nel recuperare le informazioni inserite.

2. RIUTILIZZO: la capacità di usare più volte le informazioni, come duplicare, avere dei modelli già pronti, delle checklist da inserire in diversi punti, dei riferimenti già presenti altrove, e così via.

3. DOVE SI USA: lo strumento è multipiattaforma? Ha estensioni, web clipper, app mobile? Funziona anche offline?

4. CONDIVISIONE: quali sono le modalità di condivisione delle informazioni con altre persone? Devo condividere tutto lo spazio oppure ho la possibilità di fare delle condivisioni parziali?

5. FRUIZIONE ED EDITING: in questo caso si valutano due aspetti: la comodità nel “consumare” le informazioni, quindi leggere, evidenziare, annotare; la praticità nel formattare i testi, scrivere in modo veloce, modificare le varie sezioni…

6. SCALABILITÀ: intesa come la capacità dello strumento di adattarsi a esigenze che ancora non abbiamo. Si inizia con delle semplici liste e nel corso del tempo i progetti diventeranno più complessi. Lo strumento scelto andrà bene o dovremo cercarne un altro?

7. TRASFERIMENTO DELLE INFORMAZIONI: quanto è "chiuso" uno strumento e che possibilità ci dà per trasferire la conoscenza accumulata? Quanto siamo in "trappola"? Qual è il “costo” per uscire ed esportare/importare il tutto?

8. LINK INTERNI: quanto è semplice collegare informazioni che si trovano all’interno dello stesso spazio di lavoro?

9. MEDIA: come vengono gestiti altri formati oltre ai testi, quindi immagini, video, audio, PDF…

10. METADATA: vengono registrati e resi visibili dati come la data di creazione o di modifica, l’autore, il conteggio delle parole?

11. AUTOMAZIONI: lo strumento scelto può collaborare con altri strumenti e consentire la sincronizzazione delle informazioni?


Qui trovate uno strumento che vi permette di confrontare fino a 4 app dedicate alle note:
https://www.noteapps.info/apps/compare

Ve lo mostro qui [video da circa 4 minuti]:




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Debora Montoli
@DeboraAV

---------------- Aprire / Come

2022-02-01 20:05:00 Aprire / Come

2022-02-01 20:05:00 Aprire / Come

2022-02-01 20:05:00 UNA NOTA, UN CONCETTO

Ho letto l'articolo Making the web better. With blocks! che potenzialmente non c’entra niente con le tematiche di questo canale, ma che potrebbe dare alcuni spunti su come prendiamo appunti o facciamo ricerche per i nostri lavori.

Parla della tendenza che porta a inserire degli elementi chiamati blocchi nelle interfacce degli strumenti, degli editor di testo o dei blog.

Ad esempio, nell’editor di Wordpress è possibile aggiungere titolo, sottotitolo, citazioni, immagini… scegliendo l’elemento specifico da uno dei blocchi disponibili (ci serve un titolo e selezioniamo il blocco titolo). La stessa cosa avviene in tanti altri strumenti quando si prende un blocco e lo si posiziona all’interno di un progetto o di una pagina.

Il riassunto è questo:

Un blocco = un elemento specifico

La stessa riflessione riguarda il mondo degli appunti e delle note:

Una nota = un concetto

Abbiamo già parlato diverse volte della conoscenza personale, dei digital garden o del mondo degli appunti in generale, ma mi piacerebbe capire con voi quale sia l’approccio più diffuso.

Vi riporto quattro aree che vengono identificate con più frequenza nel mondo degli appunti, in quale di queste vi riconoscete?

Flusso di lavoro senza appunti

Molto raro, ma alcune persone - soprattutto molto esperte in un settore - passano dalla mente alla bozza o al lavoro concluso, senza appunti o ricerche.

Appunti monouso

Procedimento molto diffuso: si fanno delle ricerche e si prendono appunti per un progetto specifico, pensando solo a quel determinato lavoro. Si tratta di informazioni temporanee che si chiudono con la fine del lavoro.

In pratica, il flusso di lavoro è sempre lo stesso e ogni volta si riparte da zero:
>> ansia per capire da dove iniziare >> cerco quello che mi serve in un dato momento >> svolgo il lavoro >> sollievo >> chiudo tutto e riparto da capo alla prossima necessità >> ... ansia

Appunti approfonditi ordinati con cartelle o tag

Si tratta di appunti corposi e molto strutturati che portano a lasciare più argomenti nello stesso foglio che farà parte di un insieme di fogli raggruppati in cartelle o tag.

A differenza degli appunti monouso, si tratta di temi in qualche modo collegati tra loro che però richiedono molto tempo, costanza e disciplina per la loro organizzazione e revisione. Essendo molto corposi, è difficile che abbiano una durata lunga in termini di utilizzo per via della difficoltà di risalire a uno dei tanti concetti inseriti.

Appunti a blocchi

In questo caso non si parte da appunti approfonditi, ma ogni concetto, frase, citazione o anche singola parola diventa una nota, ovvero un singolo blocco da inserire nel nostro strumento.

Non è un processo facile, ma, a seconda del tema trattato, ogni blocco durerà più lungo perché facilmente consultabile e potrà essere riutilizzato in diversi progetti.

In fondo è la differenza che c’è tra una costruzione di Lego già pronta, ingombrante e con una forma già definita e, invece, dei singoli mattoncini indipendenti che possono essere usati in infiniti modi.

Per approfondire:
- Zettelkasten
- Progressive Summarization
- Atomic notes

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2022-01-25 15:15:00 ​ Senza ricorrere ad altri strumenti, Google Calendar permette di scaricare o stampare dei PDF con diverse opzioni. Si tratta di una funzione utile per avere dei planner da personalizzare (con o senza i livelli del calendario stesso).

Vediamo alcune opzioni:

Aprire / Come

2022-01-25 15:15:00 RIDURRE AI MINIMI TERMINI

Nelle puntate precedenti abbiamo visto un semplice planner da usare per mettere a confronto pianificazione e realtà.

Torno sull'argomento perché questo planner (e tanti altri in realtà) è diviso in ore giornaliere. Non in settimane o mesi.

Perché?

In ottica di pianificazione, è preferibile ridurre tutto ai minimi termini (ragionevoli, i minuti o i secondi non avrebbero molto senso).

Immaginate di avere un'agenda davanti, digitale o cartacea poco importa.

La vostra giornata tipo è già divisa in minimi termini, ovvero blocchi di ore da riempire con le attività da svolgere.

È chiaro che un progetto intero (un obiettivo, un traguardo...), preso nel suo complesso, non potrà mai stare dentro a uno dei blocchi dell'agenda.

Da qui la necessità di ridurre ai minimi termini anche le attività - non solo il tempo - affinché ci siano compiti ragionevoli per ogni blocco di tempo ragionevole.

Questa cosa l'avrete già sentita: per portare a termine un progetto grande, dividetelo in tanti piccoli passaggi.

Di nuovo, perché?

Perché siamo pessimi nello stimare il tempo previsto dalle attività... Anche cronometrando, anche se di lì, anche se di là. Certo è che se fosse così semplice non ci sarebbero tutti questi ritardi...

Il problema è qui: se prendiamo un progetto intero e cerchiamo di stimare i giorni o le settimane necessari per finirlo, attribuiamo il tempo sottostimandolo e la probabilità di sbagliare aumenta.

Da qui la vera importanza di ridurre ai minimi termini un progetto intero.

Non stimiamo il progetto, ma ogni piccola attività. Prima segmentiamo e poi stimiamo.

Non lo dico io, ci sono tantissimi studi (tipo questo) che hanno messo in evidenza questo aspetto:

Il tempo che attribuiamo ad attività brevi è di solito sovrastimato (assegniamo più tempo del necessario ad attività piccole). Cosa che non avviene con il progetto nel suo insieme perché pensiamo che serva meno tempo del previsto: sottostimiamo.

Per semplificare: le attività brevi sono sopravvalutate e le attività più lunghe sono sottovalutate.

Questo avviene anche per via dei ripetuti arrotondamenti che si fanno con un elenco di attività brevi:

«Se un individuo deve svolgere una macroattività che ha quattro sottoattività e se ciascuna sottoattività richiede effettivamente circa 4 minuti per essere completata, è probabile che l'arrotondamento porti l'individuo ad allocare 5 minuti a ciascuna sottoattività, fornendo un'allocazione di tempo totale di 20 minuti.»

Con una sovrastima considerevole.

Per certi versi e soprattutto se non siamo ancora così allenati a stimare le cose da fare, è meglio sovrastimare il tempo e usare l'avanzo per altro piuttosto che pianificare tantissime cose pensando di farcela (per poi non farcela mai...).

Da qui l'importanza di ridurre in parti più piccole le attività da portare a termine.

Se ci pensate, ridurre ai minimi termini avviene anche con le note o gli appunti perché sono più efficaci quando il concetto segnato è unico, non ulteriormente divisibile.

Questo fenomeno riguarda anche la posta elettronica in termini di utilizzo (segmentare il controllo delle email) e di divisione delle aree (un account, un'etichetta, una cartella per ogni progetto).

Anche con la delega funziona allo stesso modo con la segmentazione dei compiti che aiuterà a definire meglio chi fa cosa. È più semplice delegare i minimi termini (attività precise) piuttosto che grandi insiemi.

Temi per approfondire:
- Planning fallacy
- Segmentation effect
- Fudge factor (o Fudge ratio)*

*Ci torneremo, ma è una sorta di coefficiente da usare per migliorare le stime.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2022-01-17 09:30:05 E fatevi contagiare dalle belle frequenze che si trovano in rete!

Perché non suonare il pianoforte con la geniale Silvia e il suo Sognandoilpiano? Non conosco altre persone in grado di generare idee ogni secondo mentre sono in videochiamata con un sottofondo di cani, gatti, musica e note... Tutti dovrebbero conoscere Silvia.

Ma dovrebbero conoscere anche Valentina, che fa parte di un bellissimo trio e che vi farà innamorare del suo modo di organizzarsi così reale. Se non lo avete ancora fatto, è il momento di ascoltare il podcast Organizzazione per Negati (ma sì, dai, tutto sommato anche le parti maschili non sono male, ciao Matteo e Andrea ).

Con tutto quello che scopre e condivide Antonio Dini, dovremmo per forza di cose essere felici. La sua newsletter arriva ogni domenica e, come dice lui, ve la ritrovate quando è pronta.

Quali tool usare? Nel canale Telegram Toolperstartup avete tutte le risposte. E se cercate informazioni, approfondimenti, interviste e consigli su tutto ciò che riguarda la lettura a voce alta, espressiva e in pubblico, seguite Mettiamoci la voce.

Non sapete se la libera professione fa per voi? Barbara Reverberi è la cura e la trovate su Telegram o su LinkedIn.

Ho detto LinkedIn? Per usarlo in modo professionale, ecco il canale Telegram SocialSellerGram e, manco a dirlo, trovate Maria Letizia Russo anche su LinkedIn.

Sempre su LinkedIn, è impossibile non sentirsi meglio leggendo i post di Luca Altimani. Mentre qui su Telegram, vi consiglio Legolize per dei piccoli momenti di svago.

Per i genitori, c'è il canale Non solo Babywearing. Per argomenti specifici, trovate Pistakkio - SEO, SEA, SEM & PPC su temi legati in senso ampio alla SEO, il canale ufficiale di Marketing Espresso, oppure Personal HR ovvero il canale per imparare a comunicarsi bene sul mercato del lavoro. Per scrivere meglio, Writing Way e per il mondo dei webinar c’è WebinarPro. Se cercate notizie sul mondo digital e FinTech, My Digital Fin è il posto giusto. Social media news, trend e curiosità digitali sono su GioDiT e per gli appassionati di fumetto c’è Fumettologica. Stimoli, risorse, contributi, riflessioni intorno al fare impresa si trovano in Codesign the Future. Per ottimizzare l’esperienza utente UX, facciamoci Una Birra di UX e Franzcos.it va benissimo per il personal branding. Ma tutto questo Telegram come funziona? Lo scoprite in due posti: InsideTelegram e il canale di Marta Pellizzi.

Non basta? È il momento di mandare via la tristezza con la mindfulness e, per farlo, partite dal canale Telegram Salute Mindful. Per liberarsi dall’ansia c’è la Psicologa Elena Formica. A tema genitorialità e autostima, su YouTube ci sono video della Psicologa Silvia Spinelli. Come aiuto per migliorarsi, c’è il canale dello Psicologo Luca Mazzucchelli, mentre se vi interessa capire come la tecnologia sta cambiando il nostro modo di vivere, ecco lo Psicologo Ivan Ferrero.

Perché in fondo «the impossible is made possibile»: è passato un anno (il 16 gennaio per la precisione) da quando il team nepalese di Nims Purja ha conquistato la cima del K2 in inverno. La squadra ha atteso 10 metri sotto la vetta per formare un gruppo e poi tutti insieme hanno concluso la salita cantando l’inno nazionale nepalese. L’intero progetto, che comprende i quattordici ottomila, è descritto dall’autore nel libro Oltre il possibile.

Con tutta questa ricchezza che c’è in rete non si può essere tristi, neanche nel giorno più triste dell’anno

Buona giornata!

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2022-01-17 09:30:05 IL LUNEDÌ PIÙ TRISTE DELL’ANNO

«Il termine inglese Blue Monday ("lunedì triste") indica un particolare giorno dell'anno, solitamente il terzo lunedì del mese di gennaio, ritenuto essere il giorno dell'anno più triste per gli abitanti dell’emisfero boreale.»

Fermi tutti! Vediamo come rendere un po’ meno triste il giorno più triste che ci fa sentire così tristi…

Condivido con voi questo testo semiserio che spero vi faccia sorridere e vi dia anche degli spunti per la settimana.

Parliamo spesso di metodi o strumenti e, in realtà, anche le nostre mamme li mettevano in pratica molti anni fa e senza nemmeno saperlo.

Il Miracle Morning suonava più o meno come un pacato: ALZATIIIIIIIIIIIII SUBITOOOO! La Tecnica del Pomodoro era un “vieni qui che - forse - non ti faccio niente… per almeno 25 minuti + 5 minuti di tregua”. Il Getting Things Done si rivelava in cucina quando dovevi raccogliere tutto ciò che avevi nel piatto, esaminare i tipi di ingredienti, organizzare la presa con le posate, portare a termine il cibo e, per concludere, revisionare i piatti nel lavandino… La Matrice di Eisenhower era un quadrante unico con stranamente tutto urgente e importante!

Quando vi sentite giù di morale e le giornate vanno storte, guardate i metodi da diversi punti di vista Aprire / Come

2022-01-14 10:01:10 ​COME ALLINEARE LE COSE DA FARE ALLA NOSTRA ENERGIA

Abbiamo visto quanto sia delicata la nostra attenzione e oggi cerchiamo di capire come proteggerla sincronizzando il più possibile:

- tempo a disposizione
- livelli di energia
- priorità da portare a termine

Senza tornare sul rendimento e sui diversi picchi di energia che abbiamo durante il giorno, per semplificare dividiamo le giornate lavorative in livelli di energia verde, gialla e rossa.

Ci concentriamo sulla zona verde: momenti da dedicare ai compiti che contano di più.

Quali sono questi compiti?

Ho trovato la definizione migliore nel libro di Carey Nieuwhof, At your best, che divide le cose da fare - da riservare idealmente nelle zone verdi di energia - in tre aree:

I doni: ciò che per noi è facile e per altre persone è difficile. Qui mettiamo anche il tempo per lo sviluppo di questi doni, come continuare a imparare e fare pratica.

Le passioni: ciò che gratifica e che non toglieremmo mai dalla nostra vita (anche se sono attività che non svolgiamo così facilmente).

Il valore: le attività che fanno la differenza, che hanno un impatto significativo sul nostro lavoro.

Questi criteri possono aiutare a definire cosa fare quando ci sentiamo meglio.

Il fine è quello di evitare di sprecare i momenti verdi in attività poco significative, che possono essere raggruppate nelle aree gialle e rosse.

Ogni persona ha una diversa scala di priorità: per alcuni di noi può essere molto importante dedicare del tempo alla scrittura delle email, per altri invece si tratta di comunicazioni veloci e a basso impatto.

Il problema principale avviene quando facciamo qualcosa di troppo semplice, ma silenziosamente logorante, quando ci sentiamo meglio.

Per definire le priorità, ecco un planner che può aiutarvi nella pianificazione. Si parte in grande considerando l’intero anno per arrivare all’azione più importante da fare ogni settimana (è fondamentale prendersi del tempo per aggiornare le risposte).

CONSIGLI

Le attività a basso impatto ci fregano: sono veloci, finiscono in fretta e ci lasciano in dono la gratificazione istantanea che però poi si trasforma in frustrazione.

Nel dubbio, prendiamo decisioni che riducano la necessità di ricorrere ad altre decisioni.

NON esistono settimane perfette e va bene così, ma la pianificazione aiuta ad avere una sorta di Google Maps da consultare all’occorrenza.

Il time blocking difende dal lavoro superficiale perché si separano le zone gialle e rosse da quelle verdi. Inserendo il lavoro meno importante in un blocco di tempo, si fissano dei limiti chiari. Si è in grado di gestire meglio la parte di attività a basso impatto e di proteggere il resto della giornata riservandola a lavori più rilevanti.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Lo strumento da tenere sotto controllo: Flowrite
Non sono ancora riuscita a testarlo, ma questo tool potrebbe semplificare la gestione delle email trasformando delle istruzioni in messaggi. Ne hanno parlato anche qui: https://techcrunch.com/2021/11/26/flowrite-seed/

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P.S.: oltre a divulgare contenuti, ogni tanto lavoro … e con la Giò abbiamo dato vita a BeeContent, un progetto dedicato a chi crea contenuti per sé o per i propri clienti. Come vi sembra?

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2022-01-05 22:17:10 ​SEGNALE O RUMORE?

Oggi ho letto tantissimo materiale sull’economia dell’attenzione e sto raccogliendo molte risorse da condividere con voi perché è un tema che mi sta molto a cuore ed è il vero punto dolente del nostro lavoro.

Per stare in tema buoni propositi… (potevamo farne a meno come primo post dell’anno?!? ), vi auguro - e mi auguro - di riuscire a distinguere il segnale dal rumore e di prestare attenzione a ciò che davvero conta nel nostro lavoro.

Ma quanto è bella la prima definizione di attenzione:
«Atto di rivolgere e applicare la mente e i sensi a un oggetto.»

E in riferimento a segnale e rumore, vediamo Wikipedia cosa dice in merito alla differenza tra questi due termini:

«In telecomunicazioni ed elettronica il rapporto segnale-rumore è una grandezza numerica che mette in relazione la potenza del segnale utile rispetto a quella del rumore in un qualsiasi sistema di acquisizione, elaborazione o trasmissione dell'informazione.»

«Il rapporto segnale/rumore è uno dei parametri con i quali si misura la pulizia del suono emesso.»

Online - manco a dirlo - è molto, molto, molto... probabile perdere tantissimo tempo nel rumore. Da qui il mio augurio di riuscire a rendere più pulita possibile la vostra attenzione, piena di segnali utili. E, anche se il rumore non può essere eliminato completamente, possiamo imparare a riconoscerlo e a gestirlo.

La prima cosa da fare consiste nell’identificare le aree che danneggiano la nostra attenzione, che fanno rumore, come abbiamo visto con la formula TYPE.

Se proprio ci teniamo al rumore, ascoltiamo quello positivo come abbiamo visto con rumori, suoni e silenzio per lavorare meglio.

Buon segnale e buon anno!

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: come anticipato, ecco un approfondimento su Notion, sulle formule applicate alle date e sull’utilizzo di widget esterni. Se siete a zero con questo strumento, saltate per il momento questo video e partite da questo fatto con Andrea Ciraolo. Qui trovate i widget per Notion e qui 30 formule specifiche per le date. Ed ecco invece il video dell'approfondimento:

Aprire / Come