Organizzazione Digitale | A lume di fare

2022-04-27 11:35:58 ​Prima di conoscere di persona Andrea Zanferrari, all'evento dei professional organizer, l'ho visto anni fa attraverso i suoi video che pubblicava in uno dei gruppi che moderavo. Erano i primi esperimenti e già si vedeva quanto fosse bravo. Oggi Andrea non c'è più, ma negli anni ha aiutato tantissime persone a gestire meglio il tempo.

Condivido questa riflessione scritta da lui il 16 settembre 2020 che parla di temi che fanno parte di noi. Parole importanti da leggere ogni volta che ci sembra di non avere mai abbastanza tempo.

«Ricordiamoci sempre che affrontare le cose con il sorriso, con serenità e fiducia forse non ci darà la certezza di vincere alla fine ma sicuramente ci darà la certezza di non perdere subito.»

Ciao Andrea.

https://www.facebook.com/permalink.php?story_fbid=1222813611385815&id=540861809581002 Aprire / Come

2022-04-20 17:12:49 ​CONDIVIDERE O NON CONDIVIDERE?

Se cercate in rete “Building in Public/Build in Public (BIP)”, troverete tantissime risorse che parlano di quanto sia utile o dannoso mostrare in pubblico ciò che si sta creando.

L’avvio di un’azienda, una startup, un progetto, un prodotto, un’applicazione… si tratta di rendere trasparente l’intero percorso.

Condividere gioie e dolori consente di prendersi una maggiore responsabilità che aiuta a non mollare e a portare avanti il lavoro.

È utile anche per ricevere importanti riscontri da parte del pubblico e suona un po’ come: «Ehi, sto facendo questo, che cosa ne pensi?».

Come avviene in parte con Product Hunt e, nel 2014, il founder Ryan Hoover ha parlato dei vantaggi che si hanno nel creare qualcosa pubblicamente.

Anche le “sfide” che nascono in rete, come 100DaysOfNoCode o NaNoWriMo, hanno lo stesso scopo e di solito si basano su:

un obiettivo
una scadenza
una community con la quale condividere progressi e difficoltà
una chiara definizione di “finito/fatto” (prendiamo in prestito dallo Scrum il concetto di DoD - Definition of Done: quei criteri che ci fanno capire in modo chiaro che l’obiettivo è stato raggiunto e il lavoro concluso)

Molte aziende mostrano in pubblico il loro percorso e lo fanno attraverso delle Roadmap che riportano funzioni già finite, quelle in corso e quelle che arriveranno. Proprio come Buffer, Atlassian (Trello), Gumroad o Plutio. Non solo nuove funzioni, ma anche dati e metriche come fanno Ghost o Nomad List.

E, grazie alla community di Trends, ho scoperto che sempre Buffer ha reso pubblica la composizione del team, con le percentuali che riguardano sesso, età, etnia, disabilità, ecc.: https://diversity.buffer.com/

Anche i processi vengono pubblicati, proprio come ha fatto Pieter Levels documentando ogni passaggio della creazione di una startup con video, dirette e screenshot.

È così sentito il tema che ha portato alla realizzazione di diversi podcast come Build in Public Podcast (qui la puntata con Gary Vaynerchuk).

Lo stesso concetto riguarda le modalità di lavoro e di comunicazione.

In questo caso l’esempio perfetto è quello di Basecamp che abbiamo visto qui: https://t.me/alumedifare/928. E riguarda anche i manifesti come Bold AF e Agile Manifesto. O le lettere di Jeff Bezos agli azionisti.

Molti di questi punti si ritrovano in quello che da tempo sostiene Austin Kleon nel suo libro Semina come un artista (Show your work!).

«Quasi tutte le persone che ammiro e dalle quali provo a «rubare», qualunque sia la loro professione, hanno fatto della condivisione una buona abitudine. Il che non significa che bazzichino ogni festa alla ricerca di contatti importanti; sono fin troppo occupate per questo. Si danno da fare negli studi, nei laboratori o dietro scrivanie allestite alla bell'e meglio in qualche metro quadro di spazio, ma invece di serbare il più assoluto segreto mentre continuano lavorare, parlano apertamente dei loro progetti, mettono regolarmente online qualche frammento delle loro opere e delle loro idee e di quello che stanno imparando.»

Favorevoli o contrari, qui trovate alcuni pro e contro. E non mancano i pareri negativi, come il tweet di Josh Spector.

Rimane il fatto che una condivisione sensata permette di rafforzare un certo senso di responsabilità, avere più motivazione e trasmettere vere emozioni con chi mostra interesse per ciò che facciamo.

Chiudo con questa splendida mappa di Greg Isenberg sulle startup:
https://twitter.com/gregisenberg/status/1508774179386142730

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: qui trovate 3 funzioni di Google Docs



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2022-04-08 19:26:47 Aprire / Come

2022-03-30 19:30:47 ​INTELLIGENZA ARTIFICIALE ED EMPATIA?

Sono due aspetti all’apparenza molto distanti, ma che possono aiutarci a lavorare meglio comunicando meglio.

L’empatia aiuta le persone a gestire meglio lo stress. I dati sul peggioramento del benessere mentale sono sconfortanti e l’empatia può portare dei risvolti positivi sulle relazioni, sul processo decisionale e anche sui risultati professionali.

Purtroppo solo il 25% dei dipendenti ritiene che ci sia un sufficiente livello di empatia nell’azienda per la quale lavorano e questo malessere si nota negli screenshot pubblicati su Antiwork. Per migliorare questa percentuale, si può allenare l’empatia per creare relazioni più forti anche tra chi lavora da remoto o in forma ibrida.

«L’empatia virtuale è la capacità di stabilire relazioni tra persone in luoghi diversi attraverso la tecnologia» (Lezlie Poole)

Le espressioni del volto, soprattutto durante le videochiamate, diventano essenziali per stabilire un contatto. E questo vale anche quando si sente la stanchezza senza sentire l’obbligo di perseguire un finto ottimismo.

«Le emozioni sono contagiose e non conoscono confini» (Jud Brewer)

E l’intelligenza artificiale?

Esiste un’intelligenza artificiale che misura l’empatia nelle comunicazioni? Sembrerebbe di sì grazie a mpathic, una sorta di grammatica dell’empatia che riesce a rilevare il testo potenzialmente offensivo. Empatia e comunicazione vanno insieme e si possono migliorare anche con il progetto Empathy Rocks.

Anche le emoji esprimono emozioni e se vi state chiedendo quali siano le emoji più usate su Twitter (sicuramente ve lo state chiedendo ), ecco un tracker in tempo reale. Al momento, la più usata è questa: (anche se per i più giovani è da boomer).

Ecco Ovy, un’estensione del browser Chrome che si integra con Gmail. Permette di generare risposte diverse a seconda dell’emoji scelta (se vogliamo una risposta positiva, negativa o di ringraziamento). Qui sotto vi mostro il funzionamento non tanto per usare questo tool, ma per vedere i miglioramenti impressionanti che ci sono in questo campo.

Con Bardeen rientriamo nel campo delle automazioni grazie alla possibilità di gestire in modo veloce e semplice alcune attività ripetitive. Questo video di YouTube rende l’idea.

Il punto che emerge dall’uso dell’intelligenza artificiale a favore dell’empatia è questo: dare alle persone un mezzo in più per fermarsi un momento e riflettere su ciò che stanno scrivendo.

«È come se a un certo punto l’AI ti mostrasse il messaggio: “Ehi, è proprio così che vuoi esprimere questo concetto?”, dandoti la possibilità di riflettere e magari di rileggere certe regole senza voler sostituire in nessun modo l’effettiva relazione umana»

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2022-03-25 11:01:02 ​LAVORA O NON FARE NIENTE

Lavoriamo o non facciamo niente. Nulla, stop. È ciò che fa Neil Gaiman e lo ha raccontato durante il Tim Ferriss Show: «Quando scrivo ho solo due alternative: o lavoro o non faccio niente».

Per sfruttare appieno i blocchi di tempo migliori che abbiamo a disposizione - almeno alcuni - questo consiglio può diventare un’abitudine efficace.

Quando senti di perdere la concentrazione o quando vorresti fare altro (se all’improvviso vuoi sapere cosa succede nel mondo o se finisci in qualche buco nero del web), blocca il computer e non fare niente.

Guarda fuori dalla finestra o rimani sulla sedia, ma non usare strumenti, Internet o telefono. Imponiti di avere solo due alternative: fare ciò che hai pianificato o non fare niente.

Non fare niente è noioso e a un certo punto tornerai al tuo lavoro trovandolo più interessante.

Anche se non può valere per tutto il giorno, il concetto è qui:
«Se vuoi fare di più e portare a termine le cose, fai di meno e abbraccia la noia come aiuto per ritrovare la concentrazione.»

Dovremmo ricercare l’equilibrio tra due o tre aspetti che ci servono per lavorare. L’esempio che riporto riguarda i content creator che hanno bisogno di: Consume (il tempo speso a informarsi, leggere, segnare le idee), Create (il tempo necessario per la creazione), Promote (il tempo da dedicare alla diffusione dei contenuti). Anche quando non sono svolte da un’unica persona, queste tre aree sono fondamentali e devono essere in equilibrio tra loro.

Servono dei segnali di stop per non caricare un’area specifica a sfavore di altre aree.

I segnali di stop sono soggettivi, ma devono essere chiari e ben definiti.

Un po’ come avviene in montagna con le regole non scritte definite da chi scala gli 8000: «Se non raggiungiamo il campo 3 entro…», «Se la squadra non arriva a…», «Se il meteo cambia…».

Definisci quelle condizioni che ti portano a ritenere una certa attività come conclusa, da modificare o non più necessaria. Condizioni da rispettare anche se ti senti bene e vorresti continuare.

Gli alpinisti, per sopravvivere, si fermano o tornano indietro quando stanno bene, altrimenti rischiano di non avere più la lucidità necessaria per prendere decisioni importanti.

Con l’alpinismo ad alta quota, la gestione del tempo salva le vite.

E se pensate che siano concetti recenti quelli legati al tempo, guardate il time blocking adottato da Benjamin Franklin e descritto nella sua autobiografia:
«Ogni parte della mia attività aveva il suo tempo assegnato»

Le sue giornate iniziavamo con una domanda:
«Che cosa dovrei fare di buono oggi?»

Per chiudersi con:
«Che cosa ho fatto di buono oggi?»

Se vi interessa approfondire la struttura giornaliera di Benjamin, Thomas Frank ha fatto una bellissima analisi in questo video.

Tutto questo per dire che la produttività non è solo aggiungere o fare di più per crescere, ma spesso significa perfezionare o ridurre ciò che stai già facendo.

«Se vuoi fare una torta di mele da zero, devi prima inventare l'universo» (Carl Sagan)

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Debora Montoli
@DeboraAV

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P.S.: state seguendo la Settimana dell’Organizzazione di APOI (l’associazione dei Professional Organizer alla quale sono iscritta)? Sulle pagine Facebook e LinkedIn trovate tantissimi contenuti gratuiti che vi aiuteranno a organizzare ogni ambito della vita (casa, lavoro, space clearing, bambini e famiglia, ufficio, gestione del tempo e stile di vita). Aprire / Come

2022-03-17 14:30:43 ​COME SFRUTTARE LA QUASI-SERENDIPITÀ DEGLI STRUMENTI CHE USIAMO

Tra i traumi causati dal web che mi porto dietro c’è senza dubbio quello scatenato dalla chiusura di StumbleUpon. Progetto chiuso nel 2018, per sedici anni ha offerto la possibilità di fare felici scoperte nel web. In pratica, ogni clic portava a una pagina web casuale con l’intento di trovare cose interessanti.

Adesso il servizio si chiama Mix e sono nati tanti altri sistemi più o meno simili, ma a oggi non ho ancora trovato niente di così ben fatto come StumbleUpon.

Al di là della nostalgia, la vera potenza di questo servizio era legata alla serendipità, intesa come la possibilità di scoprire qualcosa che meritava più attenzione e approfondimento.

Sto parlando di anni in cui la quantità delle informazioni non era ancora fuori controllo come lo è ora e non c’era nemmeno la tendenza nel voler conservare, salvare, rivedere in seguito ogni tipo di elemento.

Ve ne parlo perché trovo utile ricercare l’effetto serendipità tra le idee, le note o i link che conserviamo.

Certo, se sono cose salvate da noi non dovremmo avere la sensazione di fare felici scoperte inattese… peccato che sempre più spesso ci dimentichiamo delle idee o delle note prese nel corso del tempo.

Ecco che torna l’importanza di fissare nel calendario dei momenti precisi per rivedere le parti evidenziate di un libro letto, le note segnate da un articolo, i link più utili e così via. Con intenzionalità.

Poterlo fare in modo “casuale” è un grande allenamento per ripassare gli elementi conservati e aiutare la mente a trovare nuove connessioni, senza seguire ordini prestabiliti.

Ci sono alcuni strumenti che permettono di aprire note o pagine senza un ordine preciso, come avviene ad esempio in Obsidian o in Mymind.

Negli altri strumenti possiamo sfruttare i filtri legati alle date decidendo quali note rivedere rispetto a un arco temporale specifico.

Con l’allenamento costante, riuscirete a sbloccare quei momenti di vuoto o di scarsità di idee perché andrete a fare delle felici scoperte attraverso una selezione di materiali che già corrisponde - o dovrebbe corrispondere - alle vostre preferenze.

Nel video di circa 10 minuti vi propongo una serie di esempi che riguardano:

- Obsidian 01:10
- Mymind 2:09
- Evernote 3:10
- Google Keep 4:23
- Notion 5:00
- Readwise 8:48

Ecco il video:



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Debora Montoli
@DeboraAV

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2022-03-10 13:47:46 ATTENZIONE E TEMPO, TEMPO E ATTENZIONE

Condivido Come scrivere meglio fermando il rumore intorno a te, l’articolo che ho scritto per Web in Testa, il progetto di Dario Flaccovio Editore.

Sono partita dal libro A World Without Email (versione in italiano Un mondo senza email) per affrontare il problema delle comunicazioni e di quanto ci allontanino da ciò che dobbiamo portare a termine. Non tanto per il tempo in sé, ma per la sensazione di infelicità che provocano.

Tra i rimedi che possono aiutarci a creare il giusto distacco tra noi e le comunicazioni, troviamo l’organizzazione. Non per avere tutto sotto controllo, è impossibile, ma per capire cosa è negoziabile e cosa non lo è.

Per capire come ridurre, o spostare, il tempo previsto per le comunicazioni, può essere utile ragionare in unità, proprio come Hugh Grant nel film About a Boy…

Si tratta di avere gettoni limitati da spendere nel corso delle ore lavorative e, per curare il proprio ecosistema, non possiamo iniziare la giornata – o il momento in cui si ha un livello di energia più alto – gestendo le comunicazioni. Se partiamo dalle email o dalle notifiche, significa letteralmente buttare all’aria i momenti più preziosi.

Parlando di gettoni, diamo ragione a David Allen quando dice che possiamo fare qualunque cosa, ma non tutto. Ed ecco che diventa fondamentale definire le priorità e soprattutto le NON priorità.

L’attenzione che decidiamo di mettere sui gettoni è molto più importante del tempo in sé.

E con le distrazioni che cosa possiamo fare? Vediamo che cosa significano e se sono sempre negative:
https://www.webintesta.it/come-scrivere-meglio-fermando-rumore-intorno/

Tutte queste cose ci aiutano a gestire meglio il tempo senza… gestire il tempo…

Su LinkedIn ho cercato di tracciare un percorso tra cinema, musica, arte e fotografia per sottolineare quanto non sia importante preoccuparsi troppo del tempo in sé (ce la fa da solo a continuare a scorrere). È molto più difficile, ma più importante prendere tempo per pensare a cosa vogliamo fare e a come vogliamo lavorare.

Prendere tempo per fare spazio. Fare spazio per prendere tempo.

Spazio fisico e digitale come regola di vita:
https://www.linkedin.com/pulse/il-tempo-da-central-park-alle-7-e-40-debora-montoli/

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Lunedì uscirà il video su Evernote sul canale YouTube di Andrea Ciraolo. Partiremo dalle basi per capire come gestire note e appunti:




Ringrazio Marco che mi ha mandato molto materiale utile su Coda. È uno strumento che non ho ancora approfondito, ma molti di voi me ne hanno parlato e condivido uno dei link che mi ha mandato per avere un confronto tra Coda e Notion:
https://medium.com/@matthewbusel/coda-vs-notion-the-ultimate-guide-e0323d19027a Aprire / Come

2022-03-02 20:31:20 È TUTTA QUESTIONE DI ALLENAMENTO...

Avete presente quelle app che propongono degli esercizi in sequenza? Si parte con la registrazione di un account, l’inserimento di alcuni dati come peso e altezza per poi passare ai suggerimenti proposti dalla stessa app.

Nella maggior parte dei casi ci sono dei “workout” già pronti, degli allenamenti composti da una serie di esercizi che hanno degli obiettivi specifici (come zone del corpo o intensità richiesta) e un tempo massimo impostato (allenamento di 15-20-30 minuti).

«E mo’ facciamo ginnastica…»

Ehm no , si tratta di un ottimo esempio di batching e stacking

Abbiamo già parlato di entrambi gli aspetti, ma grazie al libro Habit Stacking ho avuto una serie di illuminazioni

In pratica, nel nostro lavoro possiamo creare delle routine che prevedono di svolgere una serie di attività in “pila”, una dietro l’altra come un workout.

È come se avessimo tante checklist che poi, a lungo andare, diventeranno delle abitudini consolidate, allenamento dopo allenamento.

Ogni checklist ha un obiettivo, o dovrebbe averlo, e funziona quando riusciamo a mettere insieme certi passaggi nel modo più fluido possibile (la scelta delle attività come se fossero degli esercizi di un workout).

Si risparmia energia mentale evitando di rimbalzare tra cose molto diverse e si riduce il numero di decisioni da prendere perché il “workout” è già definito.

Quindi, per riassumere, abbiamo dei blocchi di tempo che possiamo dedicare a una sequenza di attività. Attività che funzionano insieme, sono legate da una logica comune e hanno un obiettivo specifico (così abbiamo completato il quadro inserendo anche il time blocking ).

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Come scaricare le immagini inserite nei file di Google Docs o Word

Può succedere di avere la necessità di scaricare le immagini presenti nei file di Google Docs o Word.

Ad esempio, quando riceviamo dei file condivisi sul Drive o quando non troviamo la cartella che contiene l’immagine inserita.

Ci sono almeno tre soluzioni per salvare le immagini:

- passando per Google Keep
- salvando il documento aperto in Google Drive come pagina web
- installando dei componenti aggiuntivi dedicati all’esportazione delle immagini

Oggi vediamo le prime due soluzioni, quindi come esportare la singola immagina attraverso Google Keep (minuto 1:46) e come esportare in blocco tutte le immagini salvando il documento come pagina web (minuto 2:12).

Ecco il video:

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2022-02-25 10:00:50 ​IL LATO OSCURO DELLE NOTE

C’è un punto che viene spesso trascurato per quanto riguarda la gestione delle idee, degli aggregatori o delle note in generale: serve tempo per la lavorazione degli elementi inseriti.

Questo tempo è manuale, non c’è funzione o intelligenza artificiale che ci toglierà da questo compito e non importa quanto lo strumento scelto sia evoluto.

La diffusione di Roam Research, Obsidian, Notion e tanti altri sta facendo emergere il problema dell’accumulo insensato. Lo avevamo già visto con gli aggregatori come Pocket o Instapaper e pensavamo di aver fatto dei passi avanti con strumenti più completi.

Ma... se vogliamo evitare di avere un cimitero di note inutili e mai più ricercate, fissiamo nel calendario il tempo per lavorare ciò che decidiamo di conservare.

Lo spiega bene Dan Shipper che si è accorto di passare la maggior parte del tempo su Roam Research inserendo continui backlink, mentre il tempo per rivedere questi collegamenti era una minima parte.

Secondo la sua esperienza, ti accorgi che uno strumento di questa categoria non è più utile quando torni a chiederti dove mettere e conservare note/appunti/link.

Matthew Guay parte dall’idea di libertà che questi strumenti ci permettono di perseguire.

Sono felice quando trovo qualcosa >> so dove mettere la risorsa perché non voglio perderla (paura della perdita) >> ho la libertà di dimenticarmene perché lo strumento mi farà da promemoria (sicurezza nel poter dimenticare e ritrovare).

Abbiamo paura di buttare e di perdere qualcosa, quindi accumuliamo.

«Ecco perché le app di note e segnalibri sono così preziose per noi. La loro promessa di un magazzino per tutti i nostri capricci sembra la salvezza di cui abbiamo così disperatamente bisogno.»

«Proviamo a spostare una nota solo per scoprire che la nostra app preferita non sembra essere così buona come pensavamo all'inizio. Non ci sentiamo più al sicuro nel poter dimenticare. L'incantesimo è rotto; torniamo a cercare di ricordare di nuovo tutto, ora che il nostro secondo cervello si è trasformato in polvere.»

E così finiamo per dare la colpa agli strumenti.

In realtà, vogliamo solo dimenticare in sicurezza, ma questa sicurezza prima o poi si rompe se non è supportata dalla revisione costante.

«L’azione della scrittura è ciò che conta, ciò che imprime idee importanti nella nostra mente.»

Dobbiamo prenderci del tempo per rielaborare note, appunti o link. Per imprimere nella mente ciò che davvero conta.

Perché a un certo punto le idee che abbiamo vanno messe nel mondo e lo rappresenta molto bene Alex Llull con questo semplice grafico che mette a confronto l’impatto delle idee lasciate solo nella nostra mente e l’impatto delle idee che portiamo nel mondo.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Come migliorare l’uso di alcuni strumenti grazie alle immagini

Prendiamo delle icone esportate da Canva e le usiamo in Trello, Notion e Google Keep per migliorare l'impatto visivo. Chiudiamo con l’uso di un Power-Up di Trello che aiuta a mettere in evidenza determinate schede che corrispondono ai filtri selezionati.

1:00 Trello e le immagini come copertina

2:02 La visualizzazione a gallery di Notion

4:07 L’uso delle immagini in Google Keep

5:04 Trello e il Power-Up Schede di monitoraggio (Dashcards)
https://trello.com/power-ups/6048e897c73d032a983e2a7c/dashcards

Durata del video 8:54


Aprire / Come

2022-02-16 20:26:40 ​STATE ARCHIVIANDO LE NOTE NEL MODO CORRETTO?

Potremmo parlarne per mesi, ma iniziate da qui: quando non trovate una nota che pensavate di aver creato, fateci caso.

La stessa cosa vale per file, cartelle, oggetti…

Quando iniziate a cercare qualcosa, prestate attenzione al percorso che fate e provate a capire quale logica state seguendo.

Fate caso a dove avreste voluto trovare l’elemento disperso e provate a capire se il sistema di archiviazione è retto da una logica intuitiva.

I WEB CLIPPER

Adesso parliamo di alcune estensioni che permettono di trasferire link o risorse nei tool dedicati alle note.

Ogni volta che vogliamo salvare qualcosa possiamo cliccare sull’icona dell’estensione evitando di fare copia/incolla.

Nel video vediamo alcuni esempi che riguardano Notion, Evernote e Obsidian (durata 11:30):




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STRUMENTI CONSIGLIATI DA VOI (li vedremo nel corso del tempo):

da Xemant: AppFlowy e Anytype
da Paolo: Craft
da Paolo, Marco e Laura: Coda

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Debora Montoli
@DeboraAV

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DOMANI ALLE 12.00 PARLIAMO DI ORGANIZZAZIONE!

Mi brillano gli occhi perché lo farò con una persona che risuona sulle mie frequenze per quanto riguarda il modo di lavorare (anche per la pizza, ma questa è un’altra storia… ). Heidi Iuliano è Digital Specialist e LinkedIn Trainer, ma soprattutto è una professionista che ricerca sempre un buon equilibrio tra vita privata e lavoro. Tra l’altro sta lanciando un progetto stupendo che si chiama WOLO - WE ONLY LIVE ONCE.
Venite a parlare di organizzazione con noi! Su LinkedIn o su YouTube, e credo anche da qualche altra parte ma vanno bene questi due Fate un fischio domani alle 12!

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