Organizzazione Digitale | A lume di fare

2021-11-05 10:00:53 Nel video vediamo come integrare Calendly dentro un modulo di Typeform. Aprire / Come

2021-10-29 15:22:00 QUALE LEVA SCEGLI?

Parliamo dell’importanza di ottimizzare alcune operazioni del nostro lavoro attraverso il concetto di fare leva.

Fare leva significa utilizzare qualcosa a proprio vantaggio. Significa anche alzare o sollevare un oggetto, mantenendo l’equilibrio tra la forza applicata e la resistenza dell’oggetto stesso.

L’esempio di Eric Jorgenson, autore del libro L'almanacco di Naval Ravikant, parte da un episodio che molti di noi hanno vissuto da piccoli: un piatto con dei piselli e lo stupore nel realizzare che, facendo leva con un cucchiaio, il contenuto del piatto volava via prendendo forza e velocità.

Anche da adulti, con dei piccoli e semplici accorgimenti, possiamo prendere alcuni elementi delle nostre giornate lavorative e trasformarli in leva per ottenere un buon equilibrio tra sforzo e risultato.

Automatizzare, ottimizzare, delegare, eliminare… vediamo alcuni esempi di tante piccole leve che possono aiutarci:

Usare uno strumento per automatizzare riunioni e appuntamenti (Calendly o Book Like a Boss).

Impostare dei report da ricevere ogni settimana via email.

Salvare i testi ripetitivi.

Installare un clipboard manager per gestire tutti gli elementi copiati e incollarli dove necessario.

Preparare delle cartelle con dei template e con tutto ciò che riguarda l’immagine aziendale.

Provare Zapier o IFTTT.

Raggruppare tutte le newsletter sotto la stessa etichetta (cartella, tag) del servizio di posta elettronica usato.

Ricorrere a Readwise (o uno strumento simile) per gestire le parti più importanti di un eBook.

Raggruppare tutte le carte e tessere in Stocard.

Abilitare i pagamenti tramite smartphone senza più la necessità di inserire codici o di toccare il bancomat.

Controllare le email solo in determinati blocchi tempo.

Fare in modo che le persone sappiano quando potranno avere una risposta.

Gestire le password in un Password Manager.

Scegliere i colori da usare per organizzare meglio le informazioni.

Andare verso le notizie senza farsi travolgere passivamente.

Registrare e pubblicare dei video per rispondere alle domande più frequenti.

Conservare dei link utili da inviare ogni volta che riceviamo richieste simili.

Curare il proprio spazio di lavoro e scegliere gli oggetti più utili (cuffie, monitor alla giusta altezza, uso dello spazio verticale, ecc.).

Usare le liste dei desideri e aspettare almeno un giorno per acquistare qualcosa (per fermare gli acquisti che si riveleranno inutili).

Acquistare un corso solo se sappiamo che verrà messo subito in pratica.

Migliorare la definizione delle priorità e obbligarsi a seguire l’agenda.

Se vi va, condividete nei commenti le vostre leve

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Aggiornamenti:

- Nel gruppo Facebook EDUCATIONAL TIPS: trucchi e strategie educative per genitori ed insegnanti, della psicologa Silvia Spinelli, abbiamo parlato di come organizzare i materiali didattici e di studio.

- Sul canale YouTube di Stefano De Carlo trovate una serie di impostazioni da usare in Gmail.

- Continuano gli appuntamenti settimanali del Live Magazine Sugoi! Per seguire tutta la programmazione, ecco il profilo Instagram. Aprire / Come

2021-10-29 15:22:00 Aprire / Come

2021-10-22 13:46:19 L'USO AVANZATO DI LOOM

Loom permette di realizzare video del proprio schermo e di sé stessi, condividendo il tutto con un semplice link.

Si può usare tramite l’estensione di Chrome, installandolo sul proprio computer oppure attraverso le app per mobile.

La versione gratuita ha dei limiti in termini di numero di registrazioni e di durata (max 5 minuti per video).

Oggi vediamo:

come usarlo in altri strumenti (Gmail, Trello, Slack…)

come usarlo in modalità presentazione e gestire la propria immagine

Alternativa a Loom: Fluvid https://fluvid.com/

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Gli ultimi due mesi sono stati belli intensi e non vi ho ancora parlato di Sugoi!

Bellissimo progetto nato dall’idea di Ana Churra Fella e Sandro Ghini, e che coinvolge anche altre persone (anch'io anch'io anch'io ). Di cosa si tratta? Direi che questa presentazione merita:

«E se lanciassimo un magazine online pensato solo per Twitch? Un luogo virtuale dove condividere ciò che sappiamo e permettere a chi ci segue di aggiungere la propria esperienza?»

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«Signora, i limoni! I limoni, Signoraaa, i limoniiii»
«Signora, il libro! Il libro, Signoraaa, il librooo» (semi-cit)

Se volete saperne di più sugli argomenti del libro L'arte di organizzare la scrittura online:

Con Sugoi!
https://www.twitch.tv/videos/1181169115

Con Mettiamoci la voce
https://www.mettiamocilavoce.it/podcast-puntate/188-larte-di-organizzare-la-scrittura-online-con-debora-montoli/

Con Andrea Ciraolo




Non vi preoccupate, vi disturberò ancora con altri interventi ! Aprire / Come

2021-10-22 13:46:19 Aprire / Come

2021-10-13 13:12:00 Aprire / Come

2021-10-13 13:12:00 AZIONI UTILI PER LE TUE EMAIL IN GMAIL

Le etichette di Gmail (ma anche le funzioni simili di altri servizi di posta elettronica) aiutano a mantenere in ordine le email.

Come?

Senza entrare nei dettagli, le etichette possono fare riferimento a:

un concetto di tempo: ad esempio le azioni da compiere

un concetto di nome: l’organizzazione delle email in base a progetti, clienti, categorie del proprio lavoro, aree, ecc.

A mio avviso, queste due distinzioni non possono mancare.

Le azioni non devono essere molte ed è preferibile, per un discorso di ordine, raggrupparle sotto un’etichetta principale.

Quindi avremo l’etichetta A (chiamata azioni, marker, situazione, stato, o qualsiasi altro nome) con all’interno altre etichette come:
- da fare
- follow up
- da pagare
- pagato
- in attesa
- ecc.

Queste etichette, come le altre, non servono solo per organizzare le email ricevute, ma anche quelle che si stanno per inviare senza perdere tempo in seguito.

Nel video vediamo due cose:

come assegnare un’etichetta a un’email in modo veloce togliendola dalla inbox (da fare dallo smartphone)

come assegnare un’etichetta a un’email che sto scrivendo e che non ho ancora inviato (da fare da desktop)


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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-10-02 09:10:47 ​SCRIVERE UN LIBRO È SPAVENTOSO

«Ce la farò mai? Da dove inizio? Non vedo l’ora di finirlo! E se mi blocco? Ma che bello questo capitolo! Ma chi ha scritto questa schifezza?!? Wow! Bleahhh!»

Ho passato gli ultimi dieci mesi in questo guazzabuglio di fasi contrastanti e solo adesso so il perché.

Perché io sono così. Un guazzabuglio... Un insieme di elementi disparati e contrastanti: timida ed estroversa, riservata ed espansiva, solitaria e socievole.

Ho fatto pace con me stessa quando ho smesso di lottare tra queste contraddizioni per iniziare ad amare la mia indole, senza più soffrire ogni volta che i colori uscivano dai bordi per fondersi in diverse sfumature.

L’essenza di me e di ciò che faccio è qui, un manuale teorico e pratico che ha preso vita grazie al mio essere guazzabuglio.

Organizzazione perché fa parte di me.
Scrittura perché mi aiuta a lavorare meglio.

L’arte di organizzare la scrittura online parte dalla gestione della conoscenza personale e aiuta a identificare gli amici, i falsi amici e i nemici della parola scritta. Ha come fine quello di farvi risparmiare tempo ed energia per riservare l’attenzione all'atto di scrivere.

Scrittura in ogni sua forma, dalla scelta di una singola parola all'elaborazione del testo più complesso.

Non è un libro che parla di come scrivere e, soprattutto, non vi dice cosa scrivere:
no storytelling
no scrittura persuasiva
no copywriting

È un libro che permette di organizzare la parola scritta attraverso metodo, flussi di lavoro e strumenti. Il tutto per evitare di scrivere mille volte le stesse cose o di perdere tantissimo tempo alla ricerca di file e cartelle persi per sempre.

Con l'obiettivo di lavorare meglio, scrivendo in modo organizzato.

Ma non sarò da sola ad aiutarvi perché il processo che porta a scrivere non può essere lo stesso per tutti.

Ringrazio e presento le voci di questo libro che mi hanno fatto compagnia:

- Alessio Beltrami, professore e creatore del Metodo Riscrivi
- Antonio Dini, giornalista, saggista e scrittore
- Sandro Ghini, consulente di comunicazione digitale, artista e podcaster
- Bernardo Mannelli, esperto di software
- Maria Giovanna Oggero, esperta di marketing digitale e istruttrice di mindfulness
- Barbara Reverberi, giornalista freelance e content writer

Ma non solo, ringrazio anche chi ha lavorato dietro le quinte:
- Massimiliano Palumbo, giornalista e storytelling specialist
- Nunzia Patruno, content curator
- Clarissa Trianni, art director e visual development artist che ha creato l'illustrazione in copertina rappresentando alla perfezione il flusso che porta a scrivere
- i miei clienti, senza di voi questo libro non ci sarebbe
- le persone che seguono il canale Telegram A Lume di Fare, è per voi che studio e condivido, studio e condivido, studio e condivido

Il libro uscirà ufficialmente il 7 ottobre, ma se volete prenotarlo prima di mia mamma ecco il link: L'arte di organizzare la scrittura online. Tecniche, esercizi e strumenti per la struttura dei testi Aprire / Come

2021-10-01 13:03:11 QUANDO E COME ORGANIZZARE I CONTATTI - PUNTO UNO: IL CRM
#postlungo

Tra i vari commenti ricevuti, c’è una richiesta interessante che riguarda la gestione delle anagrafiche.

Tema molto ampio perché si può passare in un attimo dalla sola registrazione di un contatto fino alla sua completa gestione commerciale.

Come si organizzano i contatti e quando diventa fondamentale l’uso di un CRM?

Prima di passare ai vari strumenti e alle diverse possibilità di organizzazione dei dati digitali, vediamo che cos’è un CRM.

Ammetto di aver usato questi strumenti solo in aziende molto strutturate e si trattava di moduli completamente personalizzati, ma credo che le funzioni di base siano perfette anche per campi più piccoli.

Per spiegare di cosa si tratta, ricorro a paragoni molto semplici. Non certo per sminuire l’argomento, ma per rendere il tutto più chiaro.

Un Customer Relationship Management serve per gestire il ciclo di vita di un cliente. Cliente in senso ampio, da quando non è ancora cliente a quando non lo sarà più.

A volte, un tool di questo tipo viene usato solo come anagrafica, ma dietro un CRM c’è un mondo da scoprire che è strettamente legato al concetto di pipeline.

Immaginate di essere a una mostra e di iniziare a parlare con uno sconosciuto. Arriva la domanda che cosa fai nella vita e questa persona mostra interesse alla risposta che date. Vi lascia il suo biglietto da visita e per voi potrebbe diventare un lead.

Nei giorni successivi i contatti proseguono e quello che era uno sconosciuto vi chiede una proposta commerciale trasformandosi in prospect. In seguito, ci saranno delle trattative che porteranno al rifiuto o alla conferma del lavoro.

Tutto quello che succede dal primo incontro alla conclusione viene inserito nel CRM:

come storico

come strumento di collaborazione con altri membri del team (perché diverse fasi potrebbero essere seguite da diverse persone)

come base per inserire altre proposte commerciali

come punto di analisi dell’andamento generale delle trattative

come studio delle varie fasi di vendita (budget, tempistiche, ecc.)

La funzione di un CRM non si conclude con la chiusura della proposta commerciale perché sarà utile per gestire il cliente anche in seguito alla conferma (ticket aperti, problemi, comunicazioni varie, aggiunte o modifiche verranno aggiunti alla scheda del cliente; nei CRM più evoluti saranno gli stessi clienti ad aprire e a monitorare i propri ticket).

Ecco che iniziamo a definire l’importanza di avere un unico strumento che permetta di costruire tutto questo. E, soprattutto, come prima cosa è fondamentale capire se vi serve una cosa del genere per non addentrarvi in tool non utili al vostro flusso di lavoro.

In ogni caso, vedremo in seguito che ci sono soluzioni molto semplici da usare senza necessariamente ricorrere a tutte le funzioni collegate a un CRM.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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