Organizzazione Digitale | A lume di fare

2021-12-29 17:00:57 Non posso non condividere con voi questo risultato, grazie a tutti di cuore per i numeri che contano fino a un certo punto, ma soprattutto per il coinvolgimento. È merito vostro. Aprire / Come

2021-12-27 12:31:39 ​CI METTO MENO SE LO FACCIO IO…

Ecco alcuni spunti per aumentare consapevolezza e intenzionalità nel modo di lavorare.

Parto dal libro Procrastinate on Purpose, di Rory Vaden, e vi riporto questa parte che trovo molto significativa:

«Nel frenetico mondo moderno, alcuni di noi pensano che la spunta di attività svolte sia un distintivo d’onore. Crediamo che correre da un’attività all’altra e districarsi tra diverse priorità dimostri a tutti che siamo produttivi. Ma nonostante questo culto della frenesia, troppe persone si sentono ancora oberate di lavoro, disorganizzate e in perenne ritardo. Dove stiamo sbagliando? Spesso ci impegniamo in attività banali semplicemente per rassicurarci che abbiamo realizzato qualcosa. Questo spiega la pratica comune, ma inutile di completare un’attività casuale e quindi aggiungerla alla nostra lista di cose da fare semplicemente in modo da poterla contrassegnare come completata!»

L’autore ha esaminato le abitudini di persone molto produttive e ha identificato le caratteristiche principali:

prendersi le proprie responsabilità in merito a un programma sovraccarico
darsi la possibilità di trovare le soluzioni senza essere delle vittime
procrastinare in modo consapevole e di proposito
delegare

In merito alla delega, vediamo come sfatare il mito del “ci metto meno se lo faccio io”.

«Se ogni giorno dedichi 5 minuti per completare un determinato compito e se a un certo punto decidi di delegare questo compito, serviranno 150 minuti del tuo tempo per il passaggio dell’attività e per spiegare ciò che vuoi ottenere.»

Perché 150 minuti?

Ci sono diversi studi legati alla produttività che indicano come siano necessari 30 minuti di spiegazione per ogni minuto richiesto per portare a termine l’attività.

Quindi nel nostro esempio 5 minuti x 30 minuti = 150 minuti.

Questo meccanismo è noto come la regola del 30x di Rory Vaden.

Se consideriamo solo qualche giorno, è normale credere di essere più veloci a svolgere quanto richiesto in autonomia e senza perdere tempo nella spiegazione.

Ma se consideriamo un periodo più lungo, di qualche mese o di un anno, ecco che 150 minuti spesi per trasferire l’attività non sono niente rispetto al tempo che si guadagnerà in futuro.

Stiamo parlando di ROTI: Return on Time Invested (ritorno del tempo investito). Ovvero la chiave di volta della delega.



Per iniziare bene l'anno, vi lascio un planner molto semplice (potete scaricarlo o rifarlo da zero). Ha solo due colonne ed è utile per verificare le differenze tra pianificazione e realtà.

Create due colonne e scrivete le ore su un lato.

Nella prima colonna segnate le attività pianificate, quindi quelle cose che vi aspettate di fare nei vari blocchi di tempo.

Nel corso della giornata, usate la seconda colonna per segnare le eventuali variazioni, ovvero cosa accade in realtà rispetto alla prima colonna (oppure segnate un check quando la realtà coincide con la pianificazione).

Controllando le giornate per un periodo di tempo (almeno una settimana), avrete un quadro migliore:

- sulla capacità di pianificare
- sulla capacità di stimare il tempo necessario per portare a termine le attività
- sulla capacità di identificare le cause che mandano all’aria la pianificazione

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Debora Montoli
@DeboraAV

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RISORSE PER LE VACANZE :

Ho risposto a un commento ed ecco come realizzare in modo veloce il banner di un canale YouTube con Canva (con il prossimo post vedremo un contenuto per Notion):




Con AutomatiKing abbiamo parlato di come sfruttare al meglio il browser Chrome:




La psicologa Silvia ha realizzato un video sulla concentrazione. È dedicato a bambini e ragazzi che fanno fatica a restare concentrati quando studiano o fanno i compiti, ma i consigli che dà possono essere molto utili anche per gli adulti. Soprattutto in tema fonti da consultare, è importante limitarne il numero per non avere troppi punti aperti nello stesso momento:




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2021-12-15 13:51:00 Aprire / Come

2021-12-15 13:50:00 ​COME USARE CANVA PER REALIZZARE DEI TEMPLATE O DELLE BOZZE

Canva permette di realizzare tantissimi lavori grafici, dalle immagini ai video.

Oggi vediamo come usare le sue funzioni per creare alcuni template che ci aiutino a mostrare delle anteprime di possibili lavori definitivi.

In particolare proviamo a:

Realizzare l'anteprima del feed di Instagram da personalizzare

Realizzare l'anteprima di qualsiasi interfaccia social (vediamo foto profilo e cover di LinkedIn)

Le funzioni usate sono disponibili nel piano free ad eccezione del ridimensionamento (per evitare questo limite, basta creare un progetto da zero con la dimensione corretta).

Ecco il video:



P.S.: per Instagram esistono molte app che permettono di lavorare sull'anteprima del feed (prima della pubblicazione effettiva) come Preview, Planoly o Later, ma Canva permette di personalizzare più elementi, di duplicare le anteprime e di avere una base già pronta per diverse creatività.

P.P.S.: sul canale YouTube di Andrea Ciraolo abbiamo parlato di come raccogliere e gestire le idee.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-12-06 13:42:15 FARE SPAZIO COME REGOLA DI VITA

Il 6 dicembre è la giornata nazionale dedicata all'organizzazione razionale della scrivania con il fine di favorire il benessere lavorativo. Il Desk Day è ideato e promosso da Organizzare Italia, una realtà dedicata alla formazione delle competenze organizzative.

«Quanto costa il tuo disordine?»

Perdere tempo alla ricerca di oggetti e di file è dannoso. Rifare inutilmente dei lavori è dannoso. Inciampare tra raccoglitori e scatole lasciate in giro è dannoso.

Nel corso degli anni, in questo canale ho pubblicato alcuni spunti per migliorare la gestione dello spazio di lavoro (in ufficio, a casa o negli spazi di coworking).

Non è una questione di ordine, ma di creare delle abitudini legate allo spazio fisico che ci aiutino a entrare in quello che si chiama deep work.

Per farti un esempio, indossare le cuffie mi aiuta a entrare più facilmente nella modalità lavoro. Altre persone sistemano la scrivania in un certo modo oppure seguono dei piccoli rituali che favoriscono la concentrazione (dalla musica alle piante o qualsiasi altra cosa).

Per lo spazio verticale: ci sono dei moduli che possono essere organizzati grazie a delle vaschette che si appendono a incastro o con delle calamite.

Per la scrivania: sono sempre più diffusi portaoggetti compatti che, se uniti, formano dei piccoli blocchi ordinati.

Per le cassettiere: è possibile suddividere lo spazio interno dei cassetti inserendo dei divisori regolabili.

Su Pinterest cercando "desk organizer" si trovano infinite soluzioni. Anche su Instagram potete seguire gli hashtag #deskorganizer o #deskorganization.

Mischiare spazio fisico e digitale è molto importante, ci deve essere un ponte tra queste due aree. Ecco una raccolta dei contenuti pubblicati:

Alcune immagini:
https://t.me/alumedifare/897

Organizzare e migliorare lo spazio di lavoro:
https://t.me/alumedifare/662
https://t.me/alumedifare/644

Spazi verticali:
https://t.me/alumedifare/470

L’esempio di Matthew Encina:
https://t.me/alumedifare/624

Le piante:
https://t.me/alumedifare/544
https://t.me/alumedifare/611

Con i PRO abbiamo fatto un tuffo nel passato nell’evoluzione delle scrivanie:
https://pro.alumedifare.it/un-tuffo-nel-passato-per-curare-la-nostra-scrivania/

Sono passati due anni dall’audio che unisce le voci di 16 professionisti che hanno completato la frase: "La mia scrivania ideale è...", il risultato è stato sorprendente:
https://t.me/alumedifare/751

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-12-02 19:10:24 ​PREPARIAMOCI ALLE NOVITÀ DI GOOGLE CALENDAR

Solo in alcuni Paesi, chi ha Google Workspace può accedere a delle novità che riguardano Google Calendar.

- Time Insights: per avere dei dati su come viene speso il tempo
https://support.google.com/calendar/answer/10738043

- Focus Time: per proteggere specifici blocchi di tempo rifiutando in automatico gli inviti che si ricevono
https://support.google.com/calendar/answer/11190973

- Working hours & location: come impostare ore e luoghi di lavoro
https://support.google.com/calendar/answer/7638168

Purtroppo non riesco a farvi vedere queste novità, ma rimaniamo su Google Calendar perché vorrei mostrarvi un ipotetico flusso che permette di gestire meglio le riunioni o gli appuntamenti.

Vediamo come:

allegare in automatico un file di Google Docs con i dettagli dell'evento creato

trasferire la proprietà di un evento

agganciare una nota di Google Keep a un evento

togliere Google Meet come impostazione predefinita

Qui il video:




Per vedere degli esempi di automazioni tra Calendar e Docs:
https://zapier.com/apps/google-calendar/integrations/google-docs

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Debora Montoli
@DeboraAV

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Sono successe un po' di cose in questo periodo, ecco alcune risorse:

Per APOI, L’Associazione Professional Organizers Italia della quale faccio parte, ho scritto "Dal passato al futuro per organizzare la scrittura"
https://www.apoi.it/dal-passato-al-futuro-per-organizzare-la-scrittura/

Per Automatiking, l'articolo "Produttività: come lavorare meglio grazie al terzo posto"
https://www.automatiking.com/produttivita-e-regola-del-terzo-posto/

Sul mio blog sono partita dalla pubblicità di un famoso amaro per arrivare a questa domanda: spegnete gli incendi o pianificate le giornate?
https://presentedaremoto.it/pianificare-le-giornate/

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2021-12-01 20:49:34 Aprire / Come

2021-11-18 20:06:00 ​ ALCUNI PROCESSI PER FERMARE LE IDEE

Prendere nota di un’idea è un’azione che deve richiedere pochissimi minuti perché non stiamo parlando della realizzazione di un lavoro completo.

Usare uno strumento che richiede tantissimo tempo per fermare uno spunto o una nota è inutile ed è anche vero che non esiste un’unica soluzione che vada bene per tutte le persone.

Ma gli altri come fanno?

Qui sotto trovate un video con una selezione, molto democratica e scelta solo da me , delle soluzioni adottate da alcuni content creator che seguo su YouTube.

Matt Ragland usa l'app Bear per catturare le essenze delle sue idee e anche Siri per registrare gli appunti quando non è al computer.

Per gestire le idee, la mente ha bisogno di spazio. Ryder Carroll, l’ideatore del Bullet Journal, parla di decluttering, curiosità, concentrazione e di intenzionalità.

Anche la parte del processo creativo di Simon di Better Creating è molto interessante. Sul suo canale YouTube trovate tantissimi esempi di utilizzo di Notion e, in particolare, in questo video combina molto bene l’uso dell’iPad con l’app Goodnotes e Notion.

Matt D’Avella parla dell’app Note, dei messaggi che chiede di scrivere quando ha un’idea e anche di Teux Deux che usa per tenere traccia delle idee più importanti e delle attività da svolgere.

Ali Abdaal fa un parallelo tra relazioni e scelta degli strumenti. Nel suo caso parla di Roam Research, Notion e dell’app Draft che usa attraverso il suo Apple Watch per dettare le idee.

Nick Milo condivide il suo approccio verso i contenuti, le idee e gli appunti attraverso Obsidian. E se vi interessa l’argomento, il video Organizing Obsidian with Maps of Content (MOCs) è perfetto.

P.S.: per aiutarvi a preparare il vostro processo per scrivere e organizzare la parola scritta, il mio libro L'arte di organizzare la scrittura online non è svampato, è sempre disponibile

Ecco il video!


Aprire / Come

2021-11-12 10:01:06 ​IL SENSO DELLA MISURA PER NON ODIARE IL DIGITALE

Chi lavora nel digitale sta vivendo forti momenti di stress, fino ad arrivare al bornout.

Con la pandemia, le opportunità digitali sono aumentate in modo esponenziale e, per non rischiare di perderle, le attività svolte sono aumentate di conseguenza, peggiorando serenità, ansia e attenzione. Attività attive (dei content creator) e attività passive (di chi segue corsi, webinar, eventi, ecc.).

In particolare, chi crea contenuti in modo costante può avere un sovraccarico mentale non indifferente. Non sono io a dirlo, ma iniziano ad arrivare alcune ricerche che descrivono certi stati d’animo.

Il team della piattaforma Vibely ha intervistato oltre 150 creatori di contenuti con un forte seguito sui social: oltre il 90% delle persone coinvolte ha dovuto affrontare il burnout e il 71% ha pensato di abbandonare i social.

Lo scorso giugno, il New York Times ha portato all’attenzione quello che stanno vivendo i giovani creatori di TikTok.

CNN Business ha pubblicato un articolo sul burnout dei creator prima della pandemia.

Nel grafico che ti riporto, puoi vedere i risultati della ricerca di Vibely e, tra le cause che portano al bornout, troviamo l’algoritmo, guadagnarsi da vivere e la sensazione di essere sulla ruota del criceto.

Sono stati registrati oltre 50 milioni di creator (tra questi, 2 milioni di persone riescono a mantenersi con i contenuti creati). Dati in continuo aumento.

È in aumento anche il numero di persone spaventate dall’idea di dover creare un nuovo contenuto appena finito il precedente, Persone che hanno l’ansia di dover pubblicare subito qualcosa e si ritrovano di notte a editare un video o un audio. Un processo, più o meno lungo, che porta a odiare tutto ciò che si amava fare.

La frase: «Se rallenti, potresti scomparire», di Olga Kay, porta con sé tutte le problematiche riscontrate.

Se ti interessa l’argomento, ti lascio questo Ted Talk (in inglese) di Tara McMullin, scrittrice, imprenditrice e founder di What Works. Un bellissimo intervento che riporta anche la pressione nel continuo creare, creare, creare:
https://www.ted.com/talks/tara_mcmullin_feeling_pressure_to_produce_find_relief_in_the_remarkable

L’alternativa non è smettere di avere a che fare con il digitale, ma imparare a gestire certe situazioni con un forte senso della misura condito da disciplina, gestione del tempo e collaborazione.

Il post di oggi è già fin troppo lungo e l’argomento meriterebbe molto più spazio. Nelle prossime puntate vedremo la differenza tra la gestione della conoscenza personale e la gestione della conoscenza collettiva affinché ci aiutino a fermare la pressione del digitale.

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Debora Montoli
@DeboraAV

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2021-11-05 10:00:53 COME SI ORGANIZZA SUPERHUMAN

Vediamo l’esempio di Superhuman, il tool che velocizza la gestione della posta elettronica.

Per migliorare il flusso di lavoro, il team ha impostato due percorsi - quasi del tutto automatizzati - che partono da due moduli:

uno per i potenziali clienti
uno per raccogliere i feedback dei clienti

Strumenti usati: Typeform, Zapier, Airtable e Calendly.

Modulo 1

Ci sono all’incirca venti domande su abitudini, dispositivi, browser, estensioni e integrazioni che i potenziali clienti usano con il loro attuale servizio di posta elettronica.

Con Typeform hanno definito delle logiche che mostrano le domande a seconda della scelta fatta in precedenza per evitare di chiedere cose inutili.

Il fine è quello di identificare i profili più adatti per Superhuman, persone che avranno la possibilità di fissare un appuntamento tramite Calendly.

Le risposte vengono inviate al database di Superhuman e qui entra in gioco anche Zapier:
https://help.typeform.com/hc/en-us/articles/360029305552-How-to-segment-and-assign-leads-automatically-using-Typeform-and-Zapier-Paths

Solo alla fine e dopo aver visto i dati, il team si occuperà dell’interazione diretta con le persone.

Modulo 2:

Superhuman invia un’email ai clienti per chiedere le loro opinioni sullo strumento. Si tratta di 4 domande (da “come ti sentiresti se non potessi più usare Superhuman” a “che cosa possiamo migliorare”) e in questo caso, per raccogliere i dati, usano Airtable:
https://help.typeform.com/hc/en-us/articles/360029263292-Send-data-to-Airtable-with-a-typeform

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Aggiornamenti:

“No, ma nel mio settore non serve scrivere in modo organizzato...“
Per chi pensa che un libro su come organizzare la scrittura online sia solo per scrittori, ecco la chiacchierata che ho avuto il piacere di fare con il dott. Armando Sborgia che si occupa di sicurezza sul lavoro e di formazione:

Aprire / Come