Organizzazione Digitale | A lume di fare

2021-02-01 10:01:24 SE SOLO LO AVESSI SAPUTO PRIMA…

Questa frase di solito lascia il tempo che trova, non porta mai effetti veri ma solo uno spreco di energie nel pensare a situazioni ormai passate.

Invece di eliminare questo pensiero, proviamo a renderlo utile facendolo passare dalla teoria alla pratica.

Parlando sempre di lavoro, la prossima volta che ti verrà naturale dire “se solo lo avessi saputo prima”, fermati un momento a riflettere e scrivi tre cose su un quaderno o nello strumento che usi per segnare appunti o note:

Che cos’è successo che non avevi ipotizzato.
Da che cosa ti ha tolto o cosa ti ha impedito di fare.
Che cosa puoi fare da adesso in poi per evitare che si ripeta o per ottenere qualcosa di positivo dalla stessa situazione.

“Se solo lo avessi saputo prima che quella richiesta del cliente mi avrebbe portato via così tanto tempo”

“Se solo lo avessi saputo prima che quel nuovo social avrebbe reso inutile tutta la mia pianificazione”

“Se solo lo avessi saputo prima che quella telefonata avrebbe cambiato tutto il progetto”

Dalla situazione di partenza, l’energia va messa dal punto zero in avanti. Non dal punto zero andando indietro.

Detto questo, ci sono diverse strategie per rendere positive certe situazioni. Una arriva dal mondo della automazioni o della programmazione e la vediamo perché anche i piani saltati possono essere organizzati almeno in parte.

Molto probabilmente conosci il tool IFTTT, oggi però non parliamo dello strumento ma del significato di questo acronimo: If This Then That (se una certa cosa accade, allora fai accadere questa seconda cosa).

Nel tuo lavoro, usa questa condizione per proteggere quelle cose che non vanno come avresti voluto. Se salta il tuo impegno serale di scrivere/allenarti/leggere…, fai subito in modo di ritagliare dei blocchi di tempo per ricollocare ciò che avresti voluto fare. Se hai passato troppo tempo sui social o su Netflix, fai in modo di organizzarti con un timer o con degli strumenti che bloccano l’accesso in determinati orari. Se accedi alle videochiamate in ritardo, fai in modo alla mattina di impostare delle sveglie o delle notifiche che ascolti.

Le soluzioni sono tantissime e servono più che altro per alleggerire la mente e per rendere più facile la gestione di attività che sono saltate, senza fissarsi solo su pensieri negativi rivolti al passato. La predisposizione di un piano B (che equivale alla seconda parte dell’acronimo “allora fai accadere questa seconda cosa”) aiuta anche a fermare le distrazioni perché, quando sarai in grado di riconoscere per tempo la causa che ti toglie da qualcosa, avrai già stabilito cosa fare per proteggerti.

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Debora Montoli
@DeboraAV

-------------------- Aprire / Come

2021-01-26 12:45:00 COSA CI DISTRAE?

La formula TYPE, di Laura Stack - The Productivity Pro, aiuta a capire da dove arrivano le distrazioni con il fine di migliorare la capacità di creare una “bolla protettiva” intorno a noi mentre lavoriamo.

T - TECHNOLOGY

Il telefono che vibra o che si illumina sulla scrivania crea in noi il meccanismo di controllare sempre cosa succede. Che si tratti di curiosità, interesse, preoccupazione o ansia di perdere qualcosa, il controllo continuo è dannoso per molti aspetti, concentrazione compresa, e lo stesso concetto vale per le email o le notifiche da desktop. Con più attenzione e più limiti saremo in grado di migliorare la nostra concentrazione.

Y - YOURSELF

Siamo noi la causa della nostra distrazione? Essere disciplinati serve proprio a questo: evitare di seguire continue scie che ci allontanano da ciò che dovremmo fare.

“Uh, aspetta che guardo questo video”
“Prima di mettermi al lavoro, fammi entrare in Facebook”
“Sto scorrendo il feed di Instagram, ma non ricordo più perché sono qui”

Il significato letterale di “disciplina”, come riportato dall’Istituto della Enciclopedia Italiana, riguarda l’educazione, l’ammaestramento e l’insegnamento. Ma anche l’impegno assiduo, l’esercizio e la pratica costante.

Nel libro Gestione del tempo di Brian Tracy è presente questo concetto legato alla disciplina:
“La disciplina è fare quello che sai di dover fare, anche se non ne hai voglia”.

In sostanza, niente di facile

P - PEOPLE

Un bellissimo concetto: “dite sì alle persone e no alle distrazioni”.

In ufficio, a casa o in qualsiasi altro luogo di lavoro, capita spesso di essere interrotti dagli altri per motivi diversi. Tante persone amano lavorare alla mattina presto, alla sera o nei fine settimana proprio perché questo tipo di distrazione può essere meno presente.

Per replicare la bella sensazione di concentrazione che si ha nei momenti più tranquilli, è fondamentale imparare a essere chiari con gli altri, a dichiarare i momenti di lavoro, a educare il rispetto per il proprio tempo e a rendere visibili certi limiti. Non è necessario dire di no a tutti e una buona strategia potrebbe essere quella di rimandare a specifici blocchi di tempo le richieste esterne.

A. “Posso chiederti una cosa?”
B. “Possiamo fare alle 17?”

A. “Ti invito alla riunione.”
B. “Mi mandi prima i punti via email così ci rifletto?”

Trovare quindi il modo di respingere l’interruzione che sta arrivando, senza dire di no alla persona.

E - ENVIRONMENT

Create attorno a voi un contesto, un ambiente, che vi aiuti il più possibile a mantenere la concentrazione. Guardate cosa succede attorno a voi: cosa potreste migliorare?

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Debora Montoli
@DeboraAV

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