HOT, WARM OR COLD? Domani si preannuncia una giornata molto | Organizzazione Digitale | A lume di fare
HOT, WARM OR COLD?
Domani si preannuncia una giornata molto calda e benvenuta e benvenuto nel canale delle previsioni del temp... ah no!
Anche se non sembra, parliamo di organizzazione e, per aiutarti a dare un ordine ai file digitali o agli oggetti che usi per lavoro, ricorri al filtro HOT, WARM e COLD.
HOT, tutto ciò che:
- usi spesso
- vuoi mantenere visibile
- vuoi raggiungere in pochi clic
WARM, tutto ciò che:
- può essere riposto in cassetti più distanti o su dei ripiani
- può essere parcheggiato per lasciare più spazio alla categoria HOT
- può essere usato come riferimento quando ci si concentra sulla categoria HOT
COLD, tutto ciò che:
- è concluso
- è necessario conservare
- è collegato alle altre sezioni, ma meno richiesto
L’ordine di frequenza di utilizzo può essere usato sia per lo spazio fisico sia per lo spazio digitale.
Per le cartelle del computer, del cloud, dei programmi che usi, dei segnalibri: usa la stessa logica e parti dalla definizione dell’elemento che usi con più frequenza per poi scendere verso l’elemento meno richiesto.
Esempio: la cartella dei progetti in corso sarà più usata della cartella risorse o di quella dell’archivio e dovresti fare in modo che queste aree non si mischino. Usa la stessa attenzione nel separare il vecchio e il nuovo oppure quello che è in corso da quello che è concluso.
#ildragodice: per mantenere in alto delle cartelle o dei file specifici, usa i caratteri speciali davanti al nome. In questo modo puoi variare l’ordine mettendo in rilievo il progetto più importante in un dato momento. Quando hai finito, togli il carattere speciale e usalo per un altro progetto.
File e cartelle, come anche gli oggetti, non hanno le radici e la struttura può (e deve) essere flessibile. L’importante è che venga mantenuta e rispettata la stessa logica ovunque.
Se chiudi gli occhi, la tua mente deve essere in grado di mappare i tuoi “cassetti” (fisici e digitali) e, se dentro questi cassetti mischi ogni tipo di informazione, diventa sempre più difficile orientarsi.
#ildragodice: fai le pulizie anche online. Nelle nostre case ci sono dei mestieri da fare ogni giorno, ogni settimana o ogni mese, e il digitale non è diverso da uno spazio fisico: è necessario fare i mestieri ovunque.
#lapilloladellasettimana: se vuoi vedere quanta spazzatura hai nella tua casella di posta elettronica, prova per curiosità, senza ricorrere a strumenti esterni, a digitare la parola unsubscribe nella barra della ricerca. Molto probabilmente scoprirai newsletter o servizi che nemmeno conosci.
----------------
Debora Montoli
@DeboraAV
----------------
P.S.: sabato con gli ULTRA PRO andiamo dritti verso la produttività. E sarà anche la settimana di Trello e delle riunioni https://pro.alumedifare.it/
----------------
E nel frattempo, fatti questa domanda: «La struttura attuale delle cartelle e dei file è ancora rilevante e funzionale?».
Anzi, rispondiamo insieme:
